Doctolib Patient - Les nouvelles fonctionnalités de janvier

Bonjour à tous, 

 

Nous sommes heureux de vous présenter les quatre évolutions de Doctolib déployées en ce début d’année.

 

1. Assistance : nouvelle fonctionnalité “Trouver ma réponse”

 

Pour faciliter l’accès aux fonctionnalités de notre produit, nous avons décidé d’améliorer la navigation de l’onglet assistance de votre agenda. Cette amélioration a pour but de vous rediriger directement vers les informations dont vous avez besoin. 

 

Comment ça marche ? 

 

Lorsque vous ouvrez le Centre d’aide en cliquant sur le “?” en haut à droite de votre écran, une barre de recherche apparaît et vous permet de naviguer parmi nos articles ou tutoriels. 

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  • Il ne vous suffit que de noter quelques mots clefs pour être redirigé vers le contenu le plus adapté à votre demande. 

 

  • Cette page vous donne également accès à l’ensemble nos tutoriels guidés dans le produit. 

 

  • Cette interface, plus intuitive, vous évite de poser vos questions dans la FAQ, et vous assure de toujours être à jour sur le fonctionnement de votre agenda Doctolib !

 

 

 

 

2. Gestion de la salle d’attente et améliorations de la Vue Liste

 

La Vue Liste évolue pour faciliter la gestion de votre salle d’attente, en vous offrant une meilleure visibilité sur les temps d'attente et des retards de vos patients. 

 

 

Comment ça marche ? 

 

Pour profiter de cette nouvelle vue, nous vous invitons à réaliser les étapes suivantes :

  1. Mettez-vous en vue "liste" (au niveau de la barre grise au dessus de l'agenda)
  2. Accédez aux paramètres d'affichage (via l'icône d'écran à droite)
  3. Dans la configuration de la liste, cochez les cases "Mise en évidence automatique des patients en retard", "Prise en charge à" et "Temps d'attente"
  4. Après avoir activé ces options, la nouvelle colonne "Temps d'attente" affiche un code couleur: en rouge pour les patients en retard ou en vert en avance  
  5. Pour bénéficier de ces indications, il est indispensable de renseigner les statuts des patients (à venir, vu, en salle d'attente...) 
  6. Optionnel : Si vous souhaitez réorganiser l'ordre des colonnes vous pouvez le faire dans les paramètres d'affichage en faisant des cliquer-glisser sur chaque colonne

 

 

 

 

3. Traçabilité des rendez-vous supprimés par le praticien

 

  • Cette nouvelle fonctionnalité permet de conserver les rendez-vous que vous avez supprimé de votre agenda. Si un patient est notifié d'une annulation et vous contacte pour en connaître la nature, vous disposez désormais d’une trace dans l’historique patient pour la justifier.  
  • Il vous sera également possible de consulter qui a supprimé le rendez-vous au sein de votre organisation.

 

Comment ça marche ? 

 

Les rendez-vous apparaîtront dans l’historique patient s’ils correspondent aux critères suivant:

  • Le rendez-vous est supprimé par un administrateur de l’agenda
  • La suppression a notifié le patient 

L’information est ainsi disponible jusqu’à 7 jours après le début de la consultation concernée. 

 

 

 

 

4. Nouvelle gestion des identités patients

 

Vous nous avez fréquemment fait remonter le cas de patients qui mettent à jour leurs informations sur le site Doctolib et que ces informations viennent écraser celles que vous avez dans votre agenda et que vous souhaitez conserver.

Un exemple classique de ce comportement est le cas d’un patient qui va changer son nom sur Doctolib pour prendre rendez-vous pour sa femme (au lieu d’ajouter un proche). En faisant ça le nom de sa femme va remplacer le sien dans votre dossier patient et toutes les informations seront mélangées.


Cela pose un double problème, tout d’abord d’usage car vous perdez du temps à corriger les fiches. Mais aussi de sécurité, car en faisant ça le patient peut potentiellement accéder aux données médicales de sa femme.


Nous avons donc procédé à une mise à jour technique pour empêcher ce comportement. 

Dorénavant, lorsqu’un patient met à jour ses informations sur Doctolib, ces informations ne viennent plus écraser celles que vous avez noté de votre côté (sauf pour l’email et le numéro de portable car elles sont vérifiées en ligne).

 

Sur la fiche patient vous recevez simplement un message d’alerte vous invitant à vérifier avec le patient que les informations sur sa fiche sont les bonnes.

 

 

Cette évolution devrait vous permettre d’avoir des bases patients plus propres car elles ne seront plus impactées par les erreurs potentielles que peuvent faire les patients en ligne.

 


Nous espérons que ces évolutions vous seront utiles !

N’hésitez pas à nous dire en commentaire ce que vous en pensez.


À bientôt,

 

L'équipe Doctolib. 

32 « J'aime »

Bonjour  @MathieuFESSELET   Vous écrivez  "Sur la fiche patient vous recevez simplement un message d’alerte vous invitant à vérifier avec le patient que les informations sur sa fiche sont les bonnes."

Mais ensuite que ce passe-t-il ? Nous n'avons pas le moyen de faire remonter "que les informations sur sa fiche sont les bonnes". 

Allons nous avoir ce même message lors de la consultation suivante ?

 

6 « J'aime »

En effet @MathieuFESSELET @JJ-Fraslin je vois fleurir des points d'exclamation sur de nombreux dossiers, sans avoir le détail de ce qui ne colle pas avec le compte du patient : est-ce un accent en moins sur le prénom, ou bien un vrai problème ?

 

Il faudrait :

  • Afficher clairement ce qui diffère entre le compte et le dossier.
  • Pouvoir valider l'absence d'incohérence le cas échéant. Je pense par exemple aux nombreuses situations où le prénom d'usage n'est pas le prénom administratif. D'ailleurs à ce sujet il serait intéressant que l'on puisse avoir un champ dédié au prénom d'usage.
7 « J'aime »

Bonjour 

il faut tout simplement pouvoir enregistrer les données de la carte vitale et écraser le compte patient Doctolib avec …

 

6 « J'aime »

Bjr,

En historique des actions :  sur la gauche votre dérouleur " tous les utilisateurs-" .. Il manque le volet  du service -téléopératrices- ou -télésecrétaires- 

Pourquoi ? ( quand on maitrise que ce poste ou email est tout aussi extérieur que le poste " tous les patients" 

A ce jour on trouve : 

- Tous les utilisateurs   V

- Tous les patients

- Le nom du Médecin

- le nom de sa collaboratrice secrétaire

*** manque cruellement la visualisation isolée du service téléopératrices  

Accepterez vous (enfin) de corriger le tir ?

Cdt

2 « J'aime »

Bonjour à tous et merci pour vos retours.

Concernant vos suggestions sur l'identité patient @JJ-Fraslin et @RomainLoeffler, sachez qu'une V2 est déjà en préparation pour un déploiement courant avril prochain. Cette V2 permettra justement de visualiser les écarts entre le compte en ligne et la fiche dans Doctolib. À partir de ces écarts vous pourrez choisir entre récupérer les informations du compte patient ou les ignorer. Si vous choisissez d'ignorer alors le message d'alerte sera effacé.

Pour le moment le message d'alerte reste affiché en effet tant qu'il y a un écart entre le compte patient et la fiche.

 @Cora pour votre suggestion liée à la carte vitale, le problème que nous rencontrons c'est que nous ne sommes pas en droit de "forcer" la modification des infos personnelles côté patient. C'est toutefois un sujet de fond sur lequel nous travaillons et nous pourrons probablement proposer une évolution vers la fin 2022.

@BiLoT18 merci pour votre suggestion d'évolution. Est-ce que vous l'avez déjà partagée dans la section "idée" de la communauté ? Si oui n'hésitez pas à remettre le lien ici pour que l'on puisse voir comment la prioriser.

Bonne journée !


 

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Bonjour, 

Concernant la traçabilité des RDVs supprimés, les choses ne sont pas claires pour moi:

 

-la suppression ne doit se faire que par un "administrateur"? Un examen supprimé par un utilisateur ne sera pas dans l'historique ?

-L'information ne restera que 7 jours dans l'historique ?

-Je ne comprend pas la phrase "La suppression a notifié le patient".

 

Merci par avance.

Bonjour @ClementPouget 

Merci pour votre réponse

Je me doutais bien que c'étais un pb de droits, cela dit lors de la création du compte patient: COTE PATIENT il faudrait

1/ mettre une consigne pour que les patients mettent les données qui sont sur leur carte vitale ou l'attestation vitale ce qui n'est absolument pas le cas aujourd'hui 

2/ Empêcher la création de plusieurs comptes  

3/ Maintenant : à partir du moment ou c'est le patient qui donne sa carte vitale en consultation (ce qui sous entend qu'il est d'accord pour partager son identité avec le professionnel de santé ... )  pourquoi ne pas simplement mettre une case à cocher: coordonnées vérifiées ou modifiées avec l'accord du patient le  ... ce qui nous permettrait de faire la manip et d'écraser les données erronées du compte patient 

 

@ClementPouget 

Idem pour les numéros de tel et mails erronés, les patients ne modifient jamais après la CS même si ils le promettent

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@Cora 

 

Je ne pense pas qu'il soit souhaitable d'imposer aux patients leur identité sur Doctolib, cela peut notamment poser souci lorsque le nom ou le genre d'usage n'est pas officiel. J'ai plusieurs de mes patients qui n'utilisent pas leur prénom administratif. J'ai aussi plusieurs patients dont le nom officiel est erroné sur la carte vitale. Et je crois qu'il est dans l'ère de temps de s'offusquer d'être "mégenré" (je ne suis pas encore concerné dans ma campagne profonde).

 

Ce qui me semble capital, c'est que, dès qu'un profil Doctolib est lié à un dossier médical, toute apparition de discordance dans les informations administratives doit faire l'objet d'une alerte, aussi bien côté médecin que côté patient.

 

  • Côté médecin, cela doit permettre de mettre à jour une adresse postale, ou un nom / genre d'usage. Ce qui implique qu'on puisse voir le détail des discordances, et supprimer l'alerte après vérification.
  • Côté patient, cela doit permettre de prévenir le patient qu'il fait probablement une mauvaise manipulation s'il change à la fois le prénom et la date de naissance (ce qui est le cas d'école de l'erreur qui nous emmerde tous au quotidien : le patient qui prend RDV sur son compte pour un autre membre de sa famille).
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@RomainLoeffler 

-Je suis d’accord avec vous pour avoir le détail des discordances à vérifier

 

- mais dans l’immense majorité des cas ce n’est pas un problème de patient qui ne veut pas laisser son identité :

les erreurs sont dues à des mauvaises manip ou des créations de faux comptes pour contourner les blocages ou comme j’ai eu encore cet après-midi une amie d’une patiente qui lui a pris rdv avec moi en la mettant en proche  et dont je ne peux pas modifier les coordonnées téléphoniques ( la patiente me dit qu’elle ne sait pas le faire et que j’ai qu’à « demander à Doctolibre !! »)

 

c’est pour cela que je souhaiterais qu’il y ait une case qui stipulerait l’accord du patient pour valider l’identité et les coordonnées du compte patient grâce à  la carte vitale 

- dans les autres cas autre nom ou autre genre peu m’importe : bloquer le dossier médical sur Doctolib Médecin et avoir l’alias  ou le genre non officiel choisi par le patient en clair pour le compte Doctolib avec une alerte 

pour éviter les doublons et fausses manipulations 

 

@ClementPouget Bonsoir

Félicitation, votre équipe a bien travaillé. Il est devenu beaucoup moins stressant coté médecin de lancer une fusion de fiches en double avec risque de perdre un dossier médical, par rapport à la période antérieure.

Il serait bien dans le V2 de différencier par un code de couleur explicite les données du compte en ligne Doctolib et celles de l'état civil du dossier médical. Il faudra aussi pouvoir importer individuellement chaque donnée divergente, par exemple l'adresse ou les numéros de téléphone. 

 

Il vous faut aussi régler rapidement la question des enfants liés à deux fiches parents. Le dossier médical d'un enfant est forcément unique et on ne veut plus subir à chaque ouverture de ce dossier une fusion des deux fiches en devant choisir le numéro de portable et l'adresse mail du père ou de la mère.

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Pour résumer 

si il y a discordance (et peu m’importe la raison ce n’est pas le problème)

je veux simplement retrouver les anciennes consultations de mon patient à leur place et ne pas flipper à chaque fusion de doublon 

aucun autre logiciel médical n’a ce genre de problème 

les vérifications sont usantes j’en suis venue à vérifier chaque date de naissance lorsque j’associe une carte vitale a un dossier 

 

2 eme remarque (qui n’a rien à voir)

Il faudrait également avoir une alerte homonyme afin de ne pas faire d’erreurs quand on importe  une pièce jointe  dans un dossier 

 

Bonjour,

 

Je souhaiterais savoir comment faire pour vous signaler un patient "exhibitionniste" afin d'éviter que cette situation ne recommence pour un confrère. Je n'ai réussi qu'à le bloquer simplement pour moi pour l'instant.

 

Bien à vous,

 

Daphnée

Merci pour vos retours !

@CAUXBastien concernant l'affichage des rdvs supprimés :


  • Il faut que le rdv soit supprimé par un utilisateur "pro" (praticien, secrétaire, télésecrétaire...) qu'il soit administrateur ou non.

  • L'information reste 7 jours dans l'historique après la date du rdv. Par exemple, si je supprime aujourd'hui (mardi 1er février 2022) un rdv qui a lieu mercredi prochain (le 09/02/2022) alors ce rendez-vous supprimé va rester affiché dans l'historique de mon patient jusqu'au 16/02/2022.

  • La "suppression a notifié le patient" permet de définir le fait que l'annulation vient de vous et non du patient. Cette évolution étant faite pour palier au cas ou le patient vous appelle car il ne comprend pas pourquoi un rdv a été supprimé, si vous annulez sur demande du patient, alors nous n'affichons pas le rdv supprimé dans l'historique.

    Typiquement sur l'image ci dessous, si je clique sur "le patient a prévenu..." alors je n'aurais pas le rdv supprimé dans l'historique, si je clique sur "je veux annuler ce rendez-vous" alors il y sera.

     Capture d’écran 2022-02-01 à 14.52.15.png

    @Cora @JJ-Fraslin @RomainLoeffler  Merci pour toutes ces remarques qui nous sont très utiles pour la V2 !  @CamilleMeunier qui s'occupe du développement de la fonctionnalité lit attentivement vos commentaires et va très probablement vous contacter pour tester cette V2 en avant première. 

    @BretonDaphnée effectivement dans Doctolib vous ne pourrez pas faire beaucoup plus que de bloquer la prise de rendez-vous pour ce patient. Déposer plainte contre lui semble être la meilleure / seule chose à faire. Bon courage à vous 💪


    Bonne journée !
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Génial!! j'ai hâte d'utiliser ces nouveautés!

Merci et bravo!!!💙💙💪💪👏

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Il faut clairement que Doctolib mette à jour l'identité dans le compte patient à l'identique de identité qui sera bientôt qualifiée par le centre médical ou le Centre Hospitalier utilisateur des agendas Doctolib, via l'INS, maintenant obligatoire, surtout si les agendas Doctolib sont interfacés avec la base patient du client.

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