Liebe Community,
das Jahr neigt sich langsam dem Ende. Allerhöchste Zeit, sich mit den folgenden Tipps und Kalendereinstellungen auf die freien Tage vorzubereiten!
☃️ Erstellen Sie Abwesenheiten für Ihren wohlverdienten Urlaub
Durch das Erstellen von Abwesenheiten stellen Sie sicher, dass Patient:innen während Ihrer freien Tage keine Termine buchen können. Auch auf bereits bestehende Termine können Abwesenheiten ganz einfach gelegt werden. Durch die Funktion werden alle betroffenen Patient:innen automatisch informiert und die Termine annulliert.
Wählen Sie dafür die freien Tage aus, klicken Sie auf die gewünschte Uhrzeit und ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maustaste bis zur Endzeit herunter. Oder klicken Sie einfach nur auf den Titel des aktuellen Wochentags. Wählen Sie im neuen Fenster "Abwesenheit" aus und überprüfen Sie, ob der richtige Terminkalender ausgewählt wurde. Sie können auch mehrere bzw. alle Terminkalender mit einem Klick auswählen.
Sie benötigen eine kleine Auffrischung zu diesem Thema? Durchstöbern Sie einfach unsere Artikel zum Erstellen von Abwesenheiten und zum Verschieben bereits vorhandener Termine.
☃️ Informieren Sie Patient:innen über Ihre freien Tage
Informieren Sie Ihre Patient:innen rechtzeitig über Ihre Praxisschließung oder über Änderungen der Öffnungszeiten, indem Sie die Patientenmitteilungen versenden.Mehr erfahren.
Um einige Anrufe bereits vor Ihrem Urlaub zu reduzieren, können Sie einen temporären Hinweis auf Ihrem Online-Profil hinzufügen und somit Ihre Patient:innen über Ihre geplante Auszeit informieren. Auf diesem Wege können Sie auch Patient:innen an einen Arztkollegen verweisen, der während der Feiertage geöffnet ist. Der temporäre Hinweis ist blau hinterlegt und auf Ihrem Profil sichtbar. Mehr erfahren.
Nutzen Sie außerdem die Aushänge in den Praxisräumen und am Eingang der Praxis. Hinterlegen Sie auch eine Information auf der Startseite Ihrer Website, in den Patientenportalen und in Ihrem „Google My Business”-Eintrag. Und denken Sie daran, Ihren Anrufbeantworter zu besprechen und auf die Wiederaufnahme des Praxisbetriebs hinzuweisen. Wie Sie Ihren Anrufbeantworter optimal einrichten, finden Sie hier.
☃️ Bereiten Sie sich auf Ihre Rückkehr vor
Natürlich gibt es Schöneres, als vor der Abreise über die Rückkehr aus dem Urlaub nachzudenken. Dennoch ist es wichtig, bereits jetzt an die Wiederaufnahme Ihres Praxisbetriebes nach den Ferien nachzudenken. Denken Sie schon jetzt an das neue Jahr und weisen Sie auf die Möglichkeit der Online-Terminbuchung nach Ihrer Abwesenheit hin.
Stellen Sie die richtigen Sprechzeiten ein und wählen Sie in Ihren Einstellungen die richtigen Terminarten aus. Sollten die Spalten mit der Mindest- & Höchstfrist nicht einzusehen sein, klicken Sie oben rechts auf "Erweiterte Optionen" und aktivieren Sie über den Schieberegler die Mindest- und Höchstfrist bei der Onlinebuchung. Wählen Sie das Fachgebiet, die Kategorie der Terminarten und den Terminkalender aus und passen Sie nun die Mindest- und Höchstfrist wie gewünscht an.
Wenn Ihre Mindestfrist für die Terminbuchung zu gering ist, zögern Sie nicht sie zu erhöhen, damit Ihre Patient:innen schon jetzt Termine nach Ihrer Rückkehr buchen können. Mehr erfahren.
Erfahren Sie auch mehr über die Erstellung neuer Sprechzeiten
Überlegen Sie sich hierbei auch, ob Sie gewisse Terminarten vermehrt online buchbar machen möchten. Mehr über die Aktivierung der Online-Buchbarkeit Ihrer Terminarten können Sie hier nachlesen.
☃️ Bleiben Sie bei Bedarf während der Ferien erreichbar
Einige Patientenanfragen hören auch während der Urlaubszeit nicht auf, daher möchten einige Praxen weiterhin erreichbar bleiben. Um dennoch von den Ferien zu profitieren, können Sie Videosprechstunden einrichten, die Sie von überall aus durchführen können. Sie möchten bestehende Sprechzeiten in Sprechzeiten für Videosprechstunden umwandeln? So funktioniert es.
Seien Sie perfekt vorbereitet und starten Sie entspannt ins neue Jahr! ❄️
Herzliche Grüße
Evelin von Doctolib