Akutpatienten kommen ohne Termin, was zur Überbuchung führt?

Liebe Praxismitarbeiterinnen und Praxismitarbeiter,

 

die folgende Situation kommt vielen von Ihnen sicher bekannt vor: Sie starten Ihren Tag mit einer überfüllten Praxis, das Wartezimmer ist voll und Sie wissen gar nicht, wo Ihnen der Kopf steht. Akutpatienten kommen ohne Termin, stehen schon vor Öffnung vor der Tür und Sie verlieren die Kontrolle über die Termine. Das Telefon hört nicht auf zu klingeln und weitere Termine müssen Sie auch noch manuell vergeben. Sie kommen zu nichts… nicht einmal zum Empfang der Patient:innen. Und dann gibt es noch Patient:innen, die ihre Termine nicht wahrnehmen oder Dokumente vergessen.

 

 

Legen Sie Notfallsprechzeiten an, um Akutpatienten besser zu koordinieren und das Patientenaufkommen zu regulieren.

 

Akutpatient:innen können den Praxisalltag schnell überladen. Bieten Sie den Akutpatient:innen daher eine Möglichkeit, Ihre Praxis aufzusuchen, ohne Überbuchungen im Kalender zu riskieren. Bearbeiten Sie Ihre Sprechzeiten und legen Sie eine Notfallsprechzeit an. Diese können Sie vor oder nach den allgemeinen Sprechzeiten knüpfen und ist ausschließlich für Patient:innen mit plötzlich auftretenden Erkrankungen oder starken Schmerzen. So können Sie sich den Rest des Tages wieder strukturiert der medizinischen Versorgung Ihrer Patient:innen und anderen Praxisaufgaben widmen.

 

Sie haben Ihre Öffnungszeiten bereits ausführlich geplant, bieten bisher aber keine Akutsprechstunde an? Keine Sorge, Sie können Ihre bestehenden Sprechzeiten ganz einfach bearbeiten. Sie können die Notfallsprechzeit gleich morgens zwischen 8 und 10 Uhr anbieten, auch wenn Ihre bestehende Sprechzeit bereits um 8 Uhr anfängt. Wählen Sie zunächst die bestehende Sprechzeit aus, klicken Sie auf den Stift um diese zu bearbeiten und ändern Sie die Uhrzeit von 8 auf 10 Uhr. Wählen Sie außerdem die Terminart (im Screenshot noch Besuchsgründe genannt) "Akute Beschwerden / Notfall" ab, damit sich diese Sprechzeit Patienten mit allen anderen Terminarten widmet.

 

 

 

 

Erstellen Sie nun eine neue wiederkehrende Sprechzeit von 8 bis 10 Uhr. Ziehen Sie dabei mit der linken Maustaste über den gewünschten Zeitraum und lassen Sie die Maus wieder los. Entscheiden Sie im ersten Schritt, ob Sie die Sprechzeit wiederholen möchten, z.B. jeden Tag oder vielleicht nur Montags, Dienstags und Donnerstags. Im zweiten Schritt können Sie nun alle Terminarten abwählen, indem Sie oben links auf "Alle auswählen" klicken. Wählen Sie anschließend nur "Akute Beschwerden / Notfall" aus. Geben Sie der Sprechzeit den Namen "Notfall und Akutsprechstunde" und entscheiden Sie sich für eine deutliche Farbe, wie z.B. rot, um den Überblick über Ihre Sprechzeiten zu behalten. Speichern Sie diese Einstellung für alle zukünftigen und vergangenen Sprechzeiten.

 

Bereits gebuchte Termine bleiben bestehen, auch wenn sich die Sprechzeiten geändert haben!

 

Damit die Akutsprechstunde auch eine Akutsprechstunde bleibt, können Sie die Mindest- und Höchstfrist – in welchem Zeitraum der Termin gebucht werden darf – in den Einstellungen unter "Terminarten" (im Screenshot noch Besuchsgrund genannt) ändern. Stellen Sie sicher, dass dies in den Optionen oben rechts aktiviert wurde. 

 

 

 

 

Möchten Sie prüfen, ob alles geklappt hat? Klicken Sie auf den goldenen "Termin suchen" Button und suchen Sie nach dem Terminart "Akute Beschwerden / Notfall"

 

 

 

 

Überprüfen Sie Ihre Sprechzeiten, um Doppelbelegungen zu vermeiden

 

Das System erkennt automatisch, ob bereits eine Sprechzeit in dem gewünschten Zeitraum existiert. Das ist ganz wichtig, um zu verhindern, dass sich Patient:innen doppelt einbuchen können. 

 

 

Wenn zwei Sprechzeiten parallel nebeneinander liegen bedeutet es, dass zwei Termine gleichzeitig vergeben werden können. Der doppelt vergebene Termin bleibt – trotz Löschung der Sprechzeit – bestehen und muss manuell verschoben oder abgesagt werden.

 

 

 

 

Erstellen Sie Terminhinweise, um Patienten auf wichtige Informationen hinzuweisen.

 

Wenn Patient:innen unvorbereitet zu ihrem Termin erscheinen, kann die Behandlung im schlimmsten Fall nicht stattfinden. Das ist genauso schlimm, wie wenn Patient:innen ihren Termin nicht wahrnehmen. Erstellen Sie Terminhinweise für konkrete Besuchsgründe, um Ihre Patient:innen auf wichtige Informationen hinzuweisen.

 

Öffnen Sie in den Einstellungen "Hinweise & Regeln", wählen Sie das jeweilige Fachgebiet, den Terminkalender, die gewünschte Terminart und ggf. die Versicherung. Soll der Hinweis vor der Terminvereinbarung angezeigt werden, stellen Sie sich die Frage, ob die Information dem Patienten bei der Entscheidung hilft, den richtigen Termin, also den richtigen Arzt, die richtige Terminart oder die richtige Zeit zu buchen.

 

 

Hilft der Hinweis dem Patienten nicht bei der Entscheidung, wählen sie bitte nach der Terminvereinbarung. Hier können Sie zwischen vor angefertigten Regeln auswählen oder Ihre eigenen erstellen. Dabei können Sie Patient:innen darauf hinweisen, 15 Minuten eher zum Termin zu erscheinen, an bestimme Dokumente zu denken oder auch über die Konsequenzen eines ausgefallenen Termins aufklären.

 

 

 

Haben Sie weitere Fragen zu den Akutsprechstunden und Terminhinweisen oder wollen Sie vielleicht Ihre Tipps aus dem Alltag mit Ihren Kolleginnen und Kollegen hier in der Community teilen? Kommentieren Sie gerne diesen Artikel! 🙂

 

➡️  Hier geht's zum Intro der Serie: Sie nutzen bereits den Doctolib Kalender, aber die Entlastung ist noch nicht spürbar?

 

➡️  Hier geht's zum zweiten Teil der Serie: Regulieren Sie das Patientenaufkommen, indem Sie die Online-Buchung fördern

Erfahren Sie, wie Sie die Online-Buchung fördern können, ohne dabei die Kontrolle über den Kalender zu verlieren und welche Einstellungen Sie wählen können, dass auch Ihre Patienten dabei nichts falsch machen können.

 

➡️  Hier geht's zum dritten Teil der Serie: Das Telefon hört nicht auf zu klingeln, obwohl Sie bereits die Online-Buchung nutzen? Erfahren Sie, wie Sie das Anrufvolumen in Ihrer Praxis reduzieren und die Patientenkommunikation besser steuern können!

 

 

Liebe Grüße

Evelin

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Der Beitrag ist sehr hilfreich und super erklärt. 🙂

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Liebe @GöhringAngelina,

 

vielen Dank für das nette Feedback! Ich freue mich sehr, dass ich Ihnen mit diesem Beitrag weiterhelfen konnte. 🙂

Gibt es noch weitere Themen, die Sie sich in einem ähnlichen Format wünschen würden?

Viele Grüße

Evelin

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