Update 12.11.2021: Die Zeitbegrenzung für interne Termine betrifft nur noch einen Tag, für online Termine betrifft sie nur noch 5 Tage in der Zukunft. Zudem können nun auch nicht-online-buchbare Termine von Ihnen auf die Warteliste gesetzt werden.
Liebe Community,
legen Sie Ihre Zettel und Stifte beiseite, denn das handschriftliche Notieren von Patient:innen, die sich einen früheren Termin wünschen, hat endlich ein Ende. Über die neue Wartelisten-Funktion, können Sie Ihre internen Patient:innen eigenständig zur Warteliste hinzufügen, um diesen bei Terminabsagen oder -verschiebungen, gegebenenfalls einen früheren Termin anbieten zu können.
Lernen Sie die Funktion in 6 Schritten kennen:
Voraussetzung für einen Platz auf der Warteliste
Die Regelung kennen Sie sicherlich noch von der Online-Warteliste: Die Voraussetzung, um auf die Warteliste zu nutzen ist, dass für den Patient ein Termin vereinbart wurde, der mehr als 14 Tage in der Zukunft liegt. Ein eigenes Doctolib-Konto ist für den Patient dabei keine Pflicht mehr, jedoch muss entweder eine gültige E-Mail Adresse oder Handynummer hinterlegt sein, da die automatische Benachrichtigung sonst selbstverständlich nicht gesendet werden kann. Sind beide Kontaktdaten hinterlegt, können diese Patient:innen sogar auf beiden Kanälen benachrichtigt werden.
Einen Patient zur Warteliste hinzufügen
In der Terminkarte eines Patient finden Sie einen neuen Schieberegler vor, mit dem Sie den Patient mit nur einem Klick auf die Warteliste setzen können. Um einen Patient nun zur Warteliste hinzuzufügen, erstellen Sie wie gewohnt einen Termin. Achten Sie dabei darauf, dass die Kontaktdaten des Patient hinterlegt sind und erfragen und aktivieren Sie zudem die Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail. Anschließend kann der Schieberegler aktiviert werden.
In den folgenden Fällen ist der Schieberegler ausgegraut und somit können die betreffenden Termine nicht auf die Warteliste gesetzt werden:
- Kontaktdaten sind nicht hinterlegt
- Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail wurde abgelehnt
- Termine, die weniger als 14 Tage in der Zukunft liegen
- Termine, die über das Überweisernetzwerk vergeben wurden
- Etappen der Kettentermine
- Termine, die nicht online-buchbar sind (Achtung: Unser Produktteam arbeitet gerade noch an den Einstellungen, damit die Warteliste auch auf offline Terminarten angewendet werden kann.)
Sobald der Termin erstellt wurde, können Sie über das Pop-Up-Fenster unten links direkt auf die Warteliste zugreifen:
Die Warteliste im Benachrichtigungscenter einsehen
In Ihrem Benachrichtigungscenter finden Sie einen neuen Bereich, in dem Sie die aktuelle Warteliste einsehen und bearbeiten können. Dabei erhalten Sie eine Übersicht aller Patient:innen, die auf der Warteliste stehen, auch für die, die sich online auf die Warteliste gesetzt haben.
Der neue Bereich bietet Ihnen eine Übersicht über folgende Informationen:
- Die Wartezeit, seit wann der Patient auf der Warteliste steht. Diese können Sie von Alt nach Neu, sowie Neu nach Alt sortieren.
- Das Datum des Termin, gibt den aktuell gebuchten Termin sowie die Uhrzeit an. Dieser Termin kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
- Die Terminart (im Screenshot als Besuchsgrund bezeichnet), für den der Patient einen gegebenenfalls früheren Termin erhalten möchte
- Den Patient:innen, inklusive der entsprechenden Kontaktdaten. Die Patientenkarte kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
- Den Terminkalender, in dem die Terminart sowie der Wartelisteneintrag besteht
- Unter Aktion beziehungsweise Details, besteht eine Möglichkeit den Eintrag zu entfernen
Außerdem haben Sie über die Drop-Down Menüs der Tabelle die Möglichkeit, die Wartelisteneinträge zu filtern. Das funktioniert sowohl für die Terminart (ehemals Besuchsgrund) des Wartelisteneintrags und den Terminkalender, auf den sich der Termin sowie die Terminart bezieht.
Die Warteliste verwalten und bearbeiten
Sie können Ihre Warteliste direkt im Benachrichtigungszentrum bearbeiten und Informationen anpassen.
- Einen bestehenden Termin prüfen und anpassen: Sie haben über die Warteliste direkten Zugriff auf den bestehenden Termin des Patient. Über einen Klick auf die blaue Datums- & Uhrzeitangabe unter dem Reiter "Datum des Termins" erhalten Sie Zugriff auf die Terminkarte und können direkt Änderungen am bereits bestehenden Termin vornehmen.
- Patientendaten prüfen und anpassen: Mit einem Klick auf den blau unterlegten Namen der Patient:innen, haben Sie direkten Zugriff auf die Patientenkarte. Hier können Sie die Kontaktdaten kontrollieren sowie weitere Informationen bezüglich der Terminhistorie.
- Einen Wartelisteneintrag entfernen: Mit einem Klick auf Details unter dem Reiter "Aktionen", können Sie den Wartelisteneintrag wieder entfernen. Dabei wird der Wartelisteneintrag vollständig entfernt und der Patient erhält keine Benachrichtigung mehr, sollte ein früherer Termin verfügbar sein.
Welcher Patient erhält den neuen Terminvorschlag?
Es werden nur Patient:innen benachrichtigt, die einen Termin für genau dieselbe Terminart gebucht haben. Zudem wird die Benachrichtigung der Patient:innen auf der Warteliste derzeit voll automatisch abgewickelt, um den besten passenden Termin für den gerade frei gewordenen Slot zu finden. Dabei unterscheidet das System nicht zwischen online oder offline Patient:innen, sondern geht wie folgt vor:
- Die Patient:innen, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + gleiche Uhrzeit gebucht haben.
- Die Patient:innen, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + ähnliche Uhrzeit (+/- 1 Stunde) gebucht haben.
- Die Patient:innen, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag gebucht haben (die Uhrzeit wird nicht mehr berücksichtigt).
- Die Patient:innen, die einen späteren Termin an einem anderen Wochentag +/- 1 Tag gebucht haben.
- Der Rest der Patient:innen, die einen späteren Termin gebucht haben.
Diese beziehen sich alle auf denselben Terminkalender.
Ein Patient erhält weiterhin neue Terminvorschläge, wenn er die Benachrichtigung geöffnet und auf den darin enthaltenen Link geklickt hat,
- aber der Termin bereits von einem anderen Patient:innen angenommen wurde
- der Terminvorschlag nicht passt und daher nicht angenommen wird
- der Terminvorschlag bereits in der Vergangenheit liegt
Ein Patient erhält keine neuen Terminvorschläge, wenn
- die Benachrichtigung geöffnet, aber nicht auf den darin enthaltenen Link geklickt wurde
- zehn bisherige Terminvorschläge nicht angenommen wurden
Wenn ein Patient über die Warteliste einen früheren Termin angenommen hat, sehen Sie dies anschließend auch in den terminbezogenen Aktionen in der jeweiligen Terminkarte.
Wie wird ein Patient über einen früheren Terminvorschlag informiert?
Wenn vor dem vereinbarten Termin ein neuer Termin frei wird (z. B. weil ein anderer Patient abgesagt hat oder den Termin verschoben wird), wird automatisch eine E-Mail und eine SMS an die passenden Patient:innen gesendet. Dabei werden sie gebeten, sich den neuen Termin anzusehen und diesen ggf. anzunehmen.
In der Doctolib-App wurde die Benutzeroberfläche verbessert, um einen einfacheren Vergleich zwischen dem vereinbarten Termin und dem neuen Terminvorschlag zu erhalten. Dabei wird ebenfalls der Hinweis eingeblendet, dass der Termin an den Patient:innen vergeben wird, der am schnellsten reagiert hat.
Ein Beispiel für eine SMS-Benachrichtigung:
Frei gewordener Termin bei XX.
Prüfen Sie die Verfügbarkeit über diesen Link:
Ein Beispiel für eine E-Mail-Benachrichtigung:
‼️ Wichtig! Die interne Warteliste wird in den nächsten Monaten weiter ausgebaut, dabei legen wir einen großen Wert auf Ihr Feedback. Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, was Sie von der internen Warteliste halten und wo Sie noch Verbesserungspotenzial sehen. Unser Produktteam freut sich auf Ihre Kommentare!
Liebe Grüße
Evelin von Doctolib