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Zurück aus dem Urlaub und Ihr Telefon hört nicht auf zu klingeln?

Liebes Praxispersonal,

 

die folgende Situation ist den meisten von Ihnen sicher sehr vertraut: Sie kommen nach einem Wochenende oder Ihrem wohlverdienten Urlaub wieder in die Praxis und das Telefon gibt einfach keine Ruhe. Ihre Patienten möchten Termine vereinbaren oder rufen an, um bestehende Termine zu verschieben. Auch das Wartezimmer ist voll und Sie wissen gar nicht, wo Ihnen der Kopf steht.

Termine können selbstverständlich auch online vereinbart und verwaltet werden: Vielleicht ist jetzt die passende Zeit, Ihre Patienten daran zu erinnern?

 

Durch eine optimierte Anrufbeantworter-Ansage machen Sie Ihre Patienten einfach und kontinuierlich darauf aufmerksam, dass rund um die Uhr auch außerhalb der Sprechzeiten einen Termin online vereinbaren - und bei Bedarf auch selbst verschieben - können. Wir haben unsere Top-Empfehlungen für Sie zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Anrufbeantworter optimal einrichten können. Schauen Sie sich gerne das Tutorial mit vielen praktischen Hinweisen im Video an. Alle Tipps und Beispiele finden Sie zudem im schriftlicher Form weiter unten in diesem Artikel.

 

 
Unsere Checkliste

 

✔️ Die Bandansage startet mit der Online-Buchung.

Weisen Sie gleich am Anfang der Bandansage auf die Möglichkeit einer Online-Buchung hin, bevor Sie die Sprechzeiten aufzählen.


Warum?

Viele Patienten warten nicht bis zum Ende der Ansage und hören den Teil, der ihnen die Online-Buchung nahe bringt, gar nicht mehr.

 

✔️ Erklären Sie den Patienten, wie sie online Termine vereinbaren können.

Erwähnen Sie nicht nur “die Möglichkeit, online zu buchen” sondern erläutern Sie Ihren Patienten, dass diese über Ihre Website zu einer Online-Buchungsmöglichkeit weitergeleitet werden.

 

Warum?

Gerade Patienten, die noch nie online einen Termin vereinbart haben, benötigen ein paar mehr Informationen, um zu sehen, wie einfach und unkompliziert die Online-Buchung funktioniert.

 

✔️ Betonen Sie die Vorteile für den Patienten durch eigenständiges Verlegen von Terminen. 

Auch Patienten sparen sich dadurch Zeit, die sie ansonsten für weitere Anrufe aufbringen müssten.


Warum?

Ihre Patienten müssen sich nicht mehr telefonisch bei Ihnen melden, um beispielsweise einen Termin zu verschieben oder abzusagen das können Sie so direkt online über ihr Patienten-Konto selbst erledigen.

 

✔️ Nennen Sie Ihre Sprechzeiten zum Schluss für die Patienten.

Damit geben Sie den Patienten, die sich den persönlichen Kontakt wünschen oder ein anderes Anliegen haben alle notwendigen Informationen.

 

Warum?

Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, sich um Patienten mit anderen Fragen zu kümmern. Diese müssen nicht mehr unnötig lange in Warteschleifen warten, sondern erreichen Sie zu den angegebenen Zeiten. 

 

💡Wie wäre es mit dieser Bandansage, wenn Ihre Praxis geschlossen ist?

 

Secretary (1).png"Sie haben die Praxis x erreicht. Wir möchten unseren Patienten den besten Service bieten und stellen deswegen unsere Termine online für Sie zur Buchung bereit. Besuchen Sie einfach unsere Website www.xyz.de und buchen Sie rund um die Uhr Ihre Termine über unser Buchungstool Doctolib. Sie sehen die frühestmöglichen verfügbaren Termine und können in wenigen Schritten buchen. Möchten Sie mit einem Mitarbeiter sprechen, dann erreichen Sie uns telefonisch Mo, Di & Do von … bis …, bzw. Mi & Fr von … bis …"

 

💡Unser Vorschlag für Patienten in der Warteschleife

assistant-overbooked-02.png

 

 

“Hier ist die Praxis x. Sie ersparen sich das weitere Warten in der Warteschleife durch eine Terminbuchung auf unserer Website www.xyz.deFür alle weiteren Anliegen erreichen Sie uns telefonisch Mo, Di & Do von … bis …, bzw. Mi & Fr von … bis …”

 

 

 

Am wichtigsten ist es dabei, unsere Tipps auch dann zu berücksichtigen, wenn Sie vor einem Urlaub oder längerer Abwesenheit die Bandansage neu besprechen müssen. Weitere Informationen finden Sie selbstverständlich auch in unserem Hilfebereich.

 

Haben Sie eigene Tipps und Tricks, die den anderen Community-Mitgliedern helfen könnten? Wie gehen Sie mit den stressigen ersten Tagen nach Ihrem Urlaub um? Kommen Sie nun erst einmal gut in Ihr Wochenende und vielleicht versuchen Sie in der neuen Woche ja gleich einmal, unsere Tipps umzusetzen. 

 

Viele Grüße aus Berlin

Diana vom Community Team