Verwalten Sie die Benachrichtigungen an Ihre Patienten

Verwalten Sie die Benachrichtigungen an Ihre Patienten
Evelin_K
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Verwalten Sie die Benachrichtigungen an Ihre Patienten

Liebe Community,

 

über den Doctolib Kalender haben Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten, wichtige Informationen schnell und einfach mit Ihren Patienten zu teilen. Die Kommunikation reicht dabei vom Erinnern an Termine und dem Senden der Recalls bis hin zum Mitteilen von Verspätungen und dem Informieren über temporäre Änderungen. Erfahren Sie hier, wie Sie die Benachrichtigungen an Ihre Patienten richtig verwalten.

 

 

Aktivieren Sie den Versand von Benachrichtigungen je Patient

 

Sie haben die Möglichkeit, den Versand von Benachrichtigungen je Patient zu aktivieren oder zu deaktivieren, wenn dieser einen Termin bei Ihnen in der Praxis vereinbart. Sie können die persönliche Benachrichtigung eines Patienten auch nachträglich anpassen.

 

Rufen Sie eine Patientenkarte auf und scrollen Sie im Bereich Kontakt des Patienten, scrollen Sie nach ganz unten bis zum Feld Nachrichten. Ist der Schiebeschalter grau, erhält der Patienten keine Nachrichten. Eine entsprechende Information wird links oben bei einer erneuten Terminvereinbarung angezeigt. Ist der Schiebeschalter grün, so werden dem Patienten Nachrichten zugeschickt. 

 

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Achtung: Vergessen Sie nicht, sich die Einwilligung zu Terminerinnerungen einzuholen. Erfahren Sie mehr dazu in diesem Artikel.

 

 

Informieren Sie Patienten über eine Verspätung

 

Wenn es in Ihrem Tagesablauf zu Verzögerungen kommen sollte, haben Sie die Möglichkeit Patienten über eine Verzögerung des jeweiligen Termins zu informieren.

 

Klicken Sie auf den betreffen Termin, um die Terminkarte zu öffnen, klicken Sie auf Verspätung mitteilen und wählen Sie die voraussichtliche Dauer der Verzögerung. Klicken Sie erneut auf Verspätung mitteilen und bestätigen Sie dies indem Sie den Termin speichern. Nach dem Speichern wird eine SMS an den Patienten versandt und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung am oberen Bildschirmrand.

 

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Die SMS mit der Information zur Verspätung wird jeweils nur für einen Termin und einen Patienten versandt. Wenn mehrere Termine von der Verzögerung betroffen sind, wiederholen Sie die Funktion bitte für alle betreffenden Termine. Bitte beachten Sie, dass Ihnen diese Funktion nur vom Vortag des Termins, bis 2 maximal Stunden nach dem vereinbarten Termin zur Verfügung steht.

 

 

Teilen Sie Dokumente mit Ihren Patienten

 

Sie können auch medizinische Dokumente direkt über Doctolib mit Ihren Patienten austauschen. Diese sind immer Ende-zu-Ende verschlüsselt und nur Sie und Ihre Patienten haben Zugriff auf diese Dokumente. Um Datensicherheit und Anwendungsflexibilität gleichermaßen zu gewährleisten, kann nur derjenige, der ein verschlüsseltes Dokument hochgeladen hat, es jederzeit wieder löschen.

 

Öffnen Sie dafür die Terminkarte des gewünschten Patienten und klicken Sie rechts auf Dokumente teilenSuchen Sie sich dann das entsprechende Dokument aus und wählen Sie, ob Sie es digital übermitteln oder ausdrucken möchten.

 

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 Informieren Sie Patienten über temporäre Änderungen

 

Bei kurzfristigen Änderungen in Ihrem Praxisalltag, wie z.B. Bauarbeiten in der Praxis, einer Abwesenheit oder Übernahme der Praxis, geänderten Gegebenheiten durch COVID-19 oder einer Änderung der Praxisadresse, ist es empfehlenswert, Informationen direkt über Ihr Doctolib Profil zu kommunizieren. Alle Änderungen sind unmittelbar live und Ihre Patienten können diese Information direkt während der Online-Terminbuchung sehen.

 

Um die temporären Hinweise hinzuzufügen, gehen Sie auf Ihr Online Profil, klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol und wählen Sie die Art der Mitteilung. Aktivieren Sie den Schieberegler Information auf Ihrem Profil anzeigen in den temporären Hinweisen und klicken Sie auf Bestätigen um Ihre Eingabe zu übernehmen. Um diese nachträglich wieder zu entfernen, können Sie den Schieberegler ganz einfach wieder deaktivieren.

 

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Welche Art von Kommunikationen nutzen Sie am liebsten und welche würden Sie sich noch wünschen? Kommentieren Sie gerne diesen Artikel! 🙂

 

Viele Grüße

Evelin von Doctolib

2 Kommentare
WittekTina
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Hallo, 

am meisten hängen wir von der  Termin-Bestätigung ab. 

Das wichtigste hier sind uns die Hinweise, damit Patienten gut vorbereitet und vor allem pünktlich erscheinen.

Hier wäre es schön, wenn wir diese formatieren könnten.

(siehe dazu auch diese Produkt-Idee von @SwobodaKamil https://community.doctolib.com/t5/produktideen/formatierung-der-hinweise-regeln/idi-p/28245)

 

Das selbe wünschen wir uns auch für die temporären Hinweise auf dem Doctolib-Profil.

Außerdem wäre es hier toll, wenn man auch mehrere Hinweise schalten könnte und man nicht für eine Mitteilungsart entscheiden müsste.

(siehe dazu auch die Idee von @CarstensenKatr https://community.doctolib.com/t5/produktideen/mehrere-fenster-für-quot-temporäre-hinweise-quot-im-p...

 

Eine Art der Kommunikation, welche wir uns wünschen wäre die Mitteilung, dass Patienten eher kommen können.

Siehe dazu folgende Idee: https://community.doctolib.com/t5/produktideen/sms-nicht-nur-bei-verspätung-sondern-auch-bei-quot-ve...

 

Auch wäre es super, wenn eine Terminbestätigung manuell erneut gesendet werden könnte. Wenn die Mail-Adresse erst später nachgereicht oder ein Tippfehler später korrigiert wird geht keine Bestätigung raus. Siehe Idee von @FreudenbergTob https://community.doctolib.com/t5/produktideen/terminbestätigung-nochmals-versenden/idi-p/23398

 

Was leider sehr schade ist und auch zu vermeidbaren Anrufen führt ist, dass Bestätigungen oft erst sehr spät raus gehen, vor allem, wenn der Termin weiter in der Zukunft liegt. (https://community.doctolib.com/t5/hilfe/emails-vermehrt-gar-nicht-oder-seeeeeehr-spät-raus-gegangen/...)

 

Auch sollten Bestätigungen per SMS raus gehen, vor allem, wenn KEINE Mail-Adresse hinterlegt ist. 

 

Auch Eine getrennte Aktivierung von Mail und SMS wäre ganz hilfreich, wie @cordelia schon angemerkt hat: https://community.doctolib.com/t5/produktideen/sms-und-mail-getrennt-bestätigen-da-pat-z-b-nur-per-s...

 

Liebe Grüße

Evelin_K
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Liebe @WittekTina,

 

ich freue mich sehr über dieses ausführliche Feedback und halte es für eine tolle Idee, die existierenden Produktideen noch einmal zu markieren!

 

Mit Sicherheit ist da die eine oder andere Idee dabei, die auch den anderen Community Mitgliedern gut gefällt. Ich würde Sie daher alle bitten, für die gewünschten Produktideen abzustimmen und Ihre eigenen Erfahrungen  mit uns zu teilen! 🙂

Liebe Grüße

Evelin