Liebe Praxismitarbeiter:innen,
der administrative Aufwand nimmt immer noch einen riesigen Teil Ihres Praxisalltags ein? Das Telefon hört nicht auf zu klingeln, der Anrufbeantworter ist voller Terminanfragen. Dabei kommt es häufig zu Fehlern, weil der Patient die Uhrzeit falsch verstanden hat oder Sie sich im Namen vertippt haben. Hand aufs Herz, Sie bieten nur wenige Terminarten für die Online-Buchung an, denn Sie befürchten die Kontrolle über den Kalender zu verlieren oder dass fehlerhafte Buchungen entstehen? Dabei müssen Sie das gar nicht.
Helfen Sie das Praxisprofil zu personalisieren
Beginnen Sie bei dem Online-Profil Ihrer Praxis. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Patient:innen: Sieht das Profil einladend aus? Würden Sie selbst einen Termin in Ihrer Einrichtung buchen? Ist Ihnen klar, welche Behandlungsmöglichkeiten angeboten werden? Und sind diese auch online buchbar? Je vollständiger und anschaulicher das Profil ist, desto größer sind die Chancen, dass Patient:innen einen Termin online vereinbaren. Überprüfen Sie die angegeben Versicherungsarten und zeigen Sie, welchen Sprachen in Ihrer Praxis gesprochen werden.
Direkte Kommunikation an Patient:innen
Nutzen Sie die direkte Kommunikation im Anschluss an Termine: Schlagen Sie Ihren Stammpatient:innen vor, die nächsten Termine online statt direkt in der Praxis zu vereinbaren und verwenden Sie Marketingmaterialien wie Flyer und Poster, um die Möglichkeit der Online-Buchung auch in Ihren Räumlichkeiten sichtbar zu machen. Fügen Sie außerdem den Link zu dem Praxisprofil in Ihre E-Mail-Signatur ein.
Ihre Patient:innen sind überwiegend älter und nutzen kaum das Internet? Wussten Sie, dass das Durchschnittsalter unserer Nutzer 52 Jahre ist? Viele ältere Menschen haben mittlerweile eben doch ein Smartphone. Jeder installiert sich die Apps, die ihm im Alltag am meisten weiterhelfen. Für ältere Menschen gehören Arztbesuche viel mehr zum Alltag als für jüngere Menschen. Außerdem können Termine auch ganz einfach von Angehörigen gebucht werden. Informieren Sie Ihre Patient:innen über diese Möglichkeiten!
Behalten Sie die volle Kontrolle
Verwalten Sie das online-verfügbare Angebot zu 100% selbst: Sie können die Länge der Terminarten, die Mindest- und Höchstfrist, sowie die Abfragen selbst definieren. Außerdem können Sie Ihren Patient:innen bereits während der gesamten Terminvereinbarung Anweisungen zu geben, die sie akzeptieren müssen, um ihre Terminvereinbarung abzuschließen.
Lässt Ihnen die aktuell eingestellte Dauer der Terminarten ausreichend Zeit für die Nachbearbeitung der Termine? Oder unterscheidet sich die Dauer vielleicht bei verschiedenen Gesundheitsfachkräften? Wählen Sie den passenden Terminkalender und die durchschnittliche Dauer pro Terminart.
Sie können sich mit der Online-Buchung herantasten, indem Sie einige Terminarten zunächst nur für Privatpatient:innen erlauben. Entscheiden Sie sich dafür, Terminarten (im Screenshot noch Besuchsgründe genannt) je nach Versicherungsart anzubieten, müssen Patient:innenen diese während der Online-Buchung angeben. Wählen Sie dafür Versicherung Kasse / Patient in den erweiterten Optionen bei den Einstellungen der Terminarten (ehemals Besuchsgrund). Sobald die Funktion aktiviert ist, werden alle Patient:innen bei der Onlinebuchung nach ihrer Versicherungsart gefragt.
Stellen Sie für jede Terminart (im Screenshot noch Besuchsgrund genannt) individuell ein, ob dieser online-buchbar oder nur für eine Versicherungsart online-buchbar sein soll.
Sie sorgen sich, dass der Terminkalender schon weit im Voraus ausgebucht ist und Sie manuell keine Termine mehr vergeben können? Buchungsfristen haben einen hohen Einfluss auf die Auslastung. Eine geringe Mindestfrist verhindert zum Beispiel mögliche Terminausfälle, während eine hohe Höchstfrist die Neupatientengewinnung verstärken kann. Je nach Flexibilität können Sie die Fristen auch pro Terminkalender personalisieren.
Dabei können Sie jede Terminart (im Screenshot als Besuchsgrund bezeichnet) individuell anpassen oder mehrere Terminarten gleichzeitig bearbeiten, indem Sie die entsprechenden Terminarten markieren.
Die richtigen Abfragen anlegen
Sie können aktuell keine Neupatient:innen oder Patient:innenen nur für gewisse Terminarten annehmen? Mit der Online-Buchung können Sie neben den Privatpatient:innenen auch nach anderen Patient:innen filtern. Dies ermöglicht Ihnen, nur gewisse Patient:innen für einen bestimmten Zeitraum zu empfangen. Wenn Sie zum Beispiel keine Neupatient:innen in Ihrer Praxis aufnehmen möchten, können Sie diese für die Onlinebuchung blockieren, indem Sie Abfragen nutzen. Zudem können Sie die Buchungsfrequenz pro Quartal steuern können, indem Sie das Quartalsmanagement nutzen. Weitere Möglichkeiten wären nur Patient:innen einer bestimmten Altersklasse oder nur Patient:innen mit einer Überweisung Online-Termine buchen lassen zu können.
Besonders aktuell kann eine weitere Abfrage (im Screenshot noch Blockierregeln genannt) interessant sein: Um mögliche Risiken so gering wie möglich zu halten, können Sie eine Abfrage erstellen, die Patient:innen mit COVID-19-Symptomen davon abhält, einen Termin in Ihrer Praxis zu buchen.
Sie als Praxismitarbeiter:innen behalten mit diesen Tipps sogar bei unterschiedlich online-buchbaren Terminarten, die vollste Kontrolle über den Kalender. Durch die geschickten Einstellungen können auch Patient:innen bei der Online-Buchung nichts falsch machen und Sie können sich entspannt Ihren anderen Praxisaufgaben widmen. Sollte Ihnen noch etwas unklar sein, kommentieren Sie einfach diesen Artikel. Erzählen Sie uns auch gerne, welche Erfahrungen Sie bisher mit der Online-Buchung gemacht haben. 🙂
➡️ Hier geht's zum Intro der Serie: Sie nutzen bereits den Doctolib Kalender, aber die Entlastung ist noch nicht spürbar?
➡️ Hier geht's zum ersten Teil der Serie: Akutpatienten kommen ohne Termin, was zur Überbuchung führt?
Erfahren Sie, wie Sie Notfallsprechzeiten anlegen, um Akutpatienten besser zu koordinieren und Terminhinweise erstellen, um Patienten auf wichtige Informationen hinzuweisen.
➡️ Hier geht's zum dritten Teil der Serie: Das Telefon hört nicht auf zu klingeln, obwohl Sie bereits die Online-Buchung nutzen? Erfahren Sie, wie Sie das Anrufvolumen in Ihrer Praxis reduzieren und die Patientenkommunikation besser steuern können!
Viele Grüße
Evelin