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Evelin_K
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Neue Funktion: Die interne Warteliste

Liebe Community,

 

Waitinglist.png

legen Sie Ihre Zettel und Stifte beiseite, denn das handschriftliche Notieren von Patienten, die sich einen früheren Termin wünschen, hat endlich ein Ende. Über die neue Wartelisten-Funktion, können Sie Ihre internen Patienten eigenständig zur Warteliste hinzufügen, um diesen bei Terminabsagen oder -verschiebungen, gegebenenfalls einen früheren Termin anbieten zu können. 

 

 

Lernen Sie die Funktion in 6 Schritten kennen:

 

Voraussetzung für einen Platz auf der Warteliste

 

Die Regelung kennen Sie sicherlich noch von der Online-Warteliste: Die Voraussetzung, um auf die Warteliste zu nutzen ist, dass für den Patienten ein Termin vereinbart wurde, der mehr als 14 Tage in der Zukunft liegt. Ein eigenes Doctolib-Konto ist für den Patienten dabei keine Pflicht mehr, jedoch muss entweder eine gültige E-Mail Adresse oder Handynummer hinterlegt sein, da die automatische Benachrichtigung sonst selbstverständlich nicht gesendet werden kann. Sind beide Kontaktdaten hinterlegt, können diese Patienten sogar auf beiden Kanälen benachrichtigt werden.

 

 

Einen Patienten zur Warteliste hinzufügen

 

In der Terminkarte eines Patienten finden Sie einen neuen Schieberegler vor, mit dem Sie den Patienten mit nur einem Klick auf die Warteliste setzen können. Um einen Patienten nun zur Warteliste hinzuzufügen, erstellen Sie wie gewohnt einen Termin. Achten Sie dabei darauf, dass die Kontaktdaten des Patienten hinterlegt sind und erfragen und aktivieren Sie zudem die Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail. Anschließend kann der Schieberegler aktiviert werden.

 

Warteliste_Neuer Termin_Toggle on.png

 

In den folgenden Fällen ist der Schieberegler ausgegraut und somit können die betreffenden Termine nicht auf die Warteliste gesetzt werden:

  • Kontaktdaten sind nicht hinterlegt
  • Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail wurde abgelehnt
  • Termine, die weniger als 14 Tage in der Zukunft liegen
  • Termine, die über das Überweisernetzwerk vergeben wurden
  • Etappen der Kettentermine
  • Termine, die nicht online-buchbar sind (Achtung: Unser Produktteam arbeitet gerade noch an den Einstellungen, damit die Warteliste auch auf offline Besuchsgründe angewendet werden kann.)

 

Sobald der Termin erstellt wurde, können Sie über das Pop-Up-Fenster unten links direkt auf die Warteliste zugreifen:

 

Evelin_K_0-1626364213926.png

 

 

Die Warteliste im Benachrichtigungscenter einsehen

 

In Ihrem Benachrichtigungscenter finden Sie einen neuen Bereich, in dem Sie die aktuelle Warteliste einsehen und bearbeiten können. Dabei erhalten Sie eine Übersicht aller Patienten, die auf der Warteliste stehen, auch für die, die sich online auf die Warteliste gesetzt haben.

 

Der neue Bereich bietet Ihnen eine Übersicht über folgende Informationen:

  • Die Wartezeit, seit wann der Patient auf der Warteliste steht. Diese können Sie von Alt nach Neu, sowie Neu nach Alt sortieren.
  • Das Datum des Termin, gibt den aktuell gebuchten Termin sowie die Uhrzeit an. Dieser Termin kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
  • Den Besuchsgrund, für den der Patient einen gegebenenfalls früheren Termin erhalten möchte
  • Den Patienten, inklusive der entsprechenden Kontaktdaten. Die Patientenkarte kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
  • Den Terminkalender, in dem der Besuchsgrund sowie der Wartelisteneintrag besteht
  • Unter Aktion beziehungsweise Details, besteht eine Möglichkeit den Eintrag zu entfernen 

Warteliste_Benachrichtigungscenter.png

 

Außerdem haben Sie über die Drop-Down Menüs der Tabelle die Möglichkeit, die Wartelisteneinträge zu filtern. Das funktioniert sowohl für den Besuchsgrund des Wartelisteneintrags und den Terminkalender, auf den sich der Termin sowie der Besuchsgrund bezieht.

 

Warteliste_Benachrichtigungscenter_Besuchsgründe.PNG

 

 

Die Warteliste verwalten und bearbeiten

 

Sie können Ihre Warteliste direkt im Benachrichtigungszentrum bearbeiten und Informationen anpassen.

 

  • Einen bestehenden Termin prüfen und anpassen: Sie haben über die Warteliste direkten Zugriff auf den bestehenden Termin des Patienten. Über einen Klick auf die blaue Datums- & Uhrzeitangabe unter dem Reiter "Datum des Termins" erhalten Sie Zugriff auf die Terminkarte und können direkt Änderungen am bereits bestehenden Termin vornehmen.
  • Patientendaten prüfen und anpassen: Mit einem Klick auf den blau unterlegten Namen der Patienten, haben Sie direkten Zugriff auf die Patientenkarte. Hier können Sie die Kontaktdaten kontrollieren sowie weitere Informationen bezüglich der Terminhistorie.
  • Einen Wartelisteneintrag entfernen: Mit einem Klick auf Details unter dem Reiter "Aktionen", können Sie den Wartelisteneintrag wieder entfernen. Dabei wird der Wartelisteneintrag vollständig entfernt und der Patient erhält keine Benachrichtigung mehr, sollte ein früherer Termin verfügbar sein.

 

 

Welcher Patient erhält den neuen Terminvorschlag?

 

Es werden nur Patienten benachrichtigt, die einen Termin für genau denselben Besuchsgrund gebucht haben. Zudem wird die Benachrichtigung der Patienten auf der Warteliste derzeit voll automatisch abgewickelt, um den besten passenden Termin für den gerade frei gewordenen Slot zu finden. Dabei unterscheidet das System nicht zwischen online oder offline Patienten, sondern geht wie folgt vor:

 

  1. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + gleiche Uhrzeit gebucht haben.
  2. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + ähnliche Uhrzeit (+/- 1 Stunde) gebucht haben.
  3. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag gebucht haben (die Uhrzeit wird nicht mehr berücksichtigt).
  4. Die Patienten, die einen späteren Termin an einem anderen Wochentag +/- 1 Tag gebucht haben.
  5. Der Rest der Patienten, die einen späteren Termin gebucht haben.

Diese beziehen sich alle 

 

Ein Patient erhält weiterhin neue Terminvorschläge, wenn er die Benachrichtigung geöffnet und auf den darin enthaltenen Link geklickt hat, 

  • aber der Termin bereits von einem anderen Patienten angenommen wurde
  • der Terminvorschlag nicht passt und daher nicht angenommen wird
  • der Terminvorschlag bereits in der Vergangenheit liegt

Ein Patient erhält keine neuen Terminvorschläge, wenn

  • die Benachrichtigung geöffnet, aber nicht auf den darin enthaltenen Link geklickt wurde
  • zehn bisherige Terminvorschläge nicht angenommen wurden

Wenn ein Patient über die Warteliste einen früheren Termin angenommen hat, sehen Sie dies anschließend auch in den terminbezogenen Aktionen in der jeweiligen Terminkarte.

 

 

Wie wird ein Patient über einen früheren Terminvorschlag informiert?

 

Wenn vor dem vereinbarten Termin ein neuer Termin frei wird (z. B. weil ein anderer Patient abgesagt hat oder den Termin verschoben wird), wird automatisch eine E-Mail und eine SMS an die passenden Patienten gesendet. Dabei werden sie gebeten, sich den neuen Termin anzusehen und diesen ggf. anzunehmen.

 

In der Doctolib-App wurde die Benutzeroberfläche verbessert, um einen einfacheren Vergleich zwischen dem vereinbarten Termin und dem neuen Terminvorschlag zu erhalten. Dabei wird ebenfalls der Hinweis eingeblendet, dass der Termin an den Patienten vergeben wird, der am schnellsten reagiert hat.

 

 

Ein Beispiel für eine SMS-Benachrichtigung:

 

Frei gewordener Termin bei XX.

Prüfen Sie die Verfügbarkeit über diesen Link: 

www.doctolib.de/ap/XYZ

 

Ein Beispiel für eine E-Mail-Benachrichtigung:

 

Warteloste_E-Mail.png

 

 

 

‼️ Wichtig! Die interne Warteliste wird in den nächsten Monaten weiter ausgebaut, dabei legen wir einen großen Wert auf Ihr Feedback. Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, was Sie von der internen Warteliste halten und wo Sie noch Verbesserungspotenzial sehen. Unser Produktteam freut sich auf Ihre Kommentare!

 

🆕 Die Warteliste wurde erst nach und nach aktiviert, sodass nicht alle Praxen und Einrichtungen die neue Funktion sofort ausprobieren konnten. Wir haben gute Neuigkeiten: Die Warteliste steht Ihnen allen seit dem 26. Juli zur Verfügung. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren und freuen uns über Ihr Feedback.

 

 

Liebe Grüße

Evelin von Doctolib

14 Kommentare
Evelin_K
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Update 23.07.2021: Vielen Dank für die zahlreichen Anmeldungen! Wir haben die Maximalanzahl an Teilnehmern erreicht und beenden damit den Aufruf zum Workshop. 🙂

 

 

Liebe Community,

 

wie im Artikel erwähnt, legen wir großen Wert auf Ihr Feedback. Am Mittwoch, den 28. Juli findet von 17:00-19:00 Uhr ein Produktworkshop zu der neuen Wartelisten-Funktion statt. Haben Sie Interesse daran, Ihre Meinung mit uns zu teilen und weitere Verbesserungsvorschläge zu dieser Funktion zu machen? Dann melden Sie sich doch zu unserem kommenden Workshop an! 🙂

 

Anmeldung Workshop

WittekTina
Doctolib Pioneers
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Schade, dass ich den Workshop verpasst habe...

Ich hätte tatsächlich noch eine paar Anmerkungen...

 

  1. wir würden auch gern Patienten ohne Handy/Mail auf die Liste setzen wollen (wir würden diese dann selbst manuell bearbeiten und nicht automatisch vom System)
  2. Auch Termine, welche nicht weiter als 2 Wochen in der Zukunft liegen, würden wir gern auf die Liste nehmen können... 
  3. Gern würden wir auch Bemerkungen einfügen wollen, welche dann in der Liste zu sehen sind.

Liebe Grüße

 

 

Evelin_K
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Liebe @WittekTina,

 

ich sehe gerade, dass sich ein Fehler eingeschlichen hatte, der Workshop findet im Juli statt, nicht im Juni! Sie können also gerne noch teilnehmen. 🙂

 

Das Feedback, das Sie hier genannt habe, gebe ich aber auch schon direkt an das zuständige Team weiter. Danke dafür!

 

Liebe Grüße

Evelin

SimmethHeike
Anerkannter Beitragender
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Guten Morgen,

werden die Patienten nur nach Datum und Uhrzeit oder auch nach Besuchsgrund gefiltert, die eine Benachrichtigung bekommen? Das wäre bei uns wichtig, das die gleiche Untersuchung einbestellt wird, oder zumindest ein Besuchsgrund der bei der Sprechzeit hinterlegt ist. 

Auch wir würden gerne Patienten auf die Liste setzen können, die keine Handynummer oder E-Mail haben, sonst müsste man doch wieder eine handschriftliche Liste nebenher führen ;-)... 

Liebe Grüße

Heike

SimmethHeike
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Brauche ich ein Google-Konto um mich für den Workshop anzumelden?  

SchröderTina
Beitragender
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Guten Morgen!

Gibt es auch die Möglichkeit einen Vermerk hinzuzufügen, der auf der Warteliste anzeigt wie schnell ein Patient in der Praxis erscheinen kann, wenn man ihn von der Warteliste abrufen möchte? Bei uns ist es manchmal erforderlich Patienten innerhalb von kurzer Zeit z.B. 30 Minuten zu bekommen. Diese rufen wir normalerweise an um natürlich möglichst schnell zu wissen, dass der Termin wieder sinnvoll belegt ist. Nur dazu müsste irgendetwo stehen wie lange er benötigt. 

Evelin_K
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Guten Morgen @SimmethHeike,

 

vielen Dank für Ihren Hinweis! Natürlich werden nur Patienten benachrichtigt, wenn ein Termin für genau denselben Besuchsgrund frei wird. Ich passe den Artikel gleich direkt an. Ihr Feedback bezüglich Patienten gebe ich auch direkt an das Produktteam weiter.

 

Für den Workshop wird kein Google-Konto benötigt! Sie können also ganz unkompliziert teilnehmen. 🙂

Guten Morgen @SchröderTina,

 

vielen Dank für den interessanten Vorschlag! Bisher gibt es keine Spalte im neuen Wartelistenmanagement, in der Sie Notizen hinzufügen können, allerdings können Sie mit einem Klick auf das blau hinterlegte Datum und die Uhrzeit, die jeweilige Terminkarte öffnen und dort den Hinweis notieren. Dennoch gebe ich auch diesen Vorschlag an das Team weiter! 🙂

 

Viele Grüße

Evelin

SimmethHeike
Anerkannter Beitragender
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Ich habe den Link jetzt auch in Microsoft Edge probiert und lande immer beim Anmelden mit Google Konto. Das kann ich auch nicht überspringen oder umgehen. Habe Sie da ein Tipp für mich?

Evelin_K
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Liebe @SimmethHeike,

 

das ist merkwürdig... Ich habe allerdings bereits meinen Kollegen @DominikLemke auf Ihr Interesse hingewiesen. Dieser wird sich mit Ihnen in Verbindung setzten. 🙂

 

Viele Grüße

Evelin 

SimmethHeike
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Vielen Dank!

VogelsSylvia
Bestätigter Beitragender
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Hallo, sehr gute Funktion die Warteliste, wie schon erwähnt wird es auch für nicht online buchbare termine möglich sein- das wäre in unserem Fall gut- da wir nur selber vergebene Termine auch gerne selber bei Bedarf vorziehen möchten.

Und das mit den 14 Tagen finden wir nicht so gut- 7 Tage wären auch ausreichend - in MRT bereichen z.b. 

danke

Dr.KehreinStep
Bestätigter Beitragender
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Liebes dlb-Team,

 

ich finde die Idee der Warteliste super. Allerdings arbeiten wir fast ausschließlich mit Kettenterminen. Kommt diese Funktion noch für Kettentermine? Es ist so schade, dass Sie immer wirklich tolle Ideen umsetzen, aber dann nur für das halbe dlb-Portolio. Dlb kann Kettentermine, aber bei der neuen Funktion Warteliste gehen die Termine nicht; Sie haben ein Recallsystem, aber man kann immer nur Besuchsgründe aus der gleichen Terminkategorie für einen Recall hinterlegen. Das sind alles tolle Ideen, aber in meinen Augen im Detail nicht "fertig gedacht"; gerade für Kurzfristig freie Termine wäre die Warteliste doch super da viele Patienten eher kurzfristig absagen - wieso dann die Frist mit den 2 Wochen?

 

HG S. Kehrein

Diana
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Hallo zusammen,

 

@Evelin_K befindet sich in ihrem wohlverdienten Urlaub. Deshalb darf ich diejenige sein, die Ihnen die guten Neuigkeiten überbringt🎉:

 

Die Warteliste steht Ihnen allen seit dem 26. Juli zur Verfügung. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren und freuen uns über Ihr Feedback.

 

 @Dr.KehreinStep und @VogelsSylvia: Ich habe Ihre Verbesserungsvorschläge an die Kollegen weitergegeben, die aktiv an der Weiterentwicklung der Warteliste arbeiten. Wie Evelin bereits erwähnt hatte, ist die jetzige Version lediglich ein Start. Heute Abend findet ein Workshop rund um dieses Thema statt und ich bedanke mich im Namen des Teams bei allen, die sich daran beteiligen. Wir werden die Ergebnisse hier in der Community mit Ihnen teilen und Sie auf dem weiteren Weg selbstverständlich mitnehmen. 

 

Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihre Unterstützung, indem Sie uns regelmäßig so konstruktives Feedback geben.

 

Liebe Grüße

Diana

SellmerAndreas
Doctolib Pioneers
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Hallo Zusammen,

 

für uns wäre es sehr wichtig, dass man die Warteliste auch für Besuchsgründe nutzen kann, die nicht online für den Patienten buchbar sind. Gibt es hier ev. zeitnah eine Möglichkeit?

 

Viele Grüße