Liebes Praxispersonal,
wie oft klingelt in Ihrer Praxis das Telefon?
Vor allem nach dem Wochenende oder Ihrem wohlverdienten Urlaub gibt das Telefon oft einfach keine Ruhe: Ihre Patienten möchten telefonisch Termine vereinbaren oder melden sich, um Ihre bestehenden Termine zu verschieben. Ungeduldige E-Mails erreichen Sie mit der Bitte um einen dringenden Rückruf. Wie so häufig ist auch das Wartezimmer voll und bereits am ersten Tag nach Ihrer Auszeit ist die Erholung schon wieder dahin...
Mit unserer Check-Liste möchten wir Sie dabei unterstützen, mit ganz einfachen Mitteln den Grundstein für einen entspannten Praxisalltag zu legen. Ihr Anrufbeantworter und eine individuelle, regelmäßig angepasste Bandansage sind hier bereits die halbe Miete. Sowohl vor als auch nach einer Abwesenheit - ganz gleich, ob kurz oder lang - sollte es automatisch dazugehören, die Bandansage zu prüfen und zeitnah anzupassen.
Was sollten Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters für Ihre Praxis beachten?
Durch eine optimierte Anrufbeantworter-Ansage machen Sie Ihre Patienten einfach und kontinuierlich darauf aufmerksam, dass Sie jederzeit und auch außerhalb der Sprechzeiten einen Termin online vereinbaren oder auch verschieben können.
Im folgenden kurzen Tutorial haben wir unsere Empfehlungen und praktischen Tipps anschaulich für Sie zusammengefasst. Alle Tipps und Beispiele für Bandansagen finden Sie zudem in schriftlicher Form weiter unten in diesem Artikel.
Unsere Checkliste für die perfekte Bandansage in Ihrer Praxis
✔️ Die Bandansage startet mit der Online-Buchung.
Weisen Sie gleich am Anfang der Bandansage auf die Möglichkeit einer Online-Buchung in Ihrer Arztpraxis hin, bevor Sie die Sprechzeiten aufzählen.
Warum?
Viele Patienten warten nicht bis zum Ende der Ansage und hören den Teil, der ihnen die Online-Buchung nahe bringt, gar nicht mehr.
✔️ Erklären Sie den Patienten, wie sie online Termine vereinbaren können.
Erwähnen Sie nicht nur “die Möglichkeit, online zu buchen”. Erläutern Sie Ihren Patienten, dass diese über Ihre Praxis-Website zu einer Online-Buchungsmöglichkeit weitergeleitet werden.
Warum?
Gerade Patienten, die noch nie online einen Arzttermin vereinbart haben, benötigen ein paar mehr Informationen, um zu sehen, wie einfach und unkompliziert die Online-Buchung funktioniert.
✔️ Betonen Sie die Vorteile für den Patienten durch eigenständiges Verlegen von Terminen.
Auch Patienten sparen sich dadurch Zeit, die sie ansonsten für weitere Anrufe aufbringen müssten.
Warum?
Ihre Patienten müssen sich nicht mehr telefonisch bei Ihnen melden, um beispielsweise einen Termin zu verschieben oder abzusagen – das können Sie so direkt online über ihr Doctolib-Patienten-Konto selbst erledigen.
✔️ Nennen Sie Ihre Sprechzeiten zum Schluss für die Patienten.
Damit geben Sie den Patienten, die sich den persönlichen Kontakt wünschen oder ein anderes Anliegen haben alle notwendigen Informationen.
Warum?
Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, sich um Patienten mit anderen Fragen zu kümmern. Diese müssen nicht mehr unnötig lange in Warteschleifen warten, sondern erreichen Sie zu den angegebenen Zeiten.
💡Wie wäre es mit dieser Bandansage, wenn Ihre Praxis geschlossen ist?
"Sie haben die Praxis x erreicht. Wir möchten unseren Patienten den besten Service bieten und stellen deswegen unsere Termine online für Sie zur Buchung bereit. Besuchen Sie einfach unsere Website www.xyz.de und buchen Sie rund um die Uhr Ihre Termine über unser Buchungstool Doctolib. Sie sehen die frühestmöglichen verfügbaren Termine und können in wenigen Schritten buchen. Möchten Sie mit einem Mitarbeiter sprechen, dann erreichen Sie uns telefonisch Mo, Di & Do von … bis …, bzw. Mi & Fr von … bis …"
💡Unser Vorschlag für Patienten in der Warteschleife
“Hier ist die Praxis x. Sie ersparen sich das weitere Warten in der Warteschleife durch eine Terminbuchung auf unserer Website www.xyz.de. Für alle weiteren Anliegen erreichen Sie uns telefonisch Mo, Di & Do von … bis …, bzw. Mi & Fr von … bis …”
Am wichtigsten ist es dabei, unsere Tipps auch dann zu berücksichtigen, wenn Sie vor einem Urlaub oder längerer Abwesenheit die Bandansage neu besprechen müssen. Weitere Informationen finden Sie selbstverständlich auch in unserem Hilfebereich.
Haben Sie noch weitere Tipps, die Sie mit den anderen Community-Mitgliedern teilen möchten? Wie häufig besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter neu und welche Ansagen haben sich in Ihrer Praxis bewährt? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
Viele Grüße aus Berlin
Diana vom Community Team