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Effizientere Abläufe in der Radiologie – Kennen Sie die richtigen Kalendereinstellungen?

Liebe Community-Mitglieder aus der Radiologie, 

 

holen Sie mit den folgenden 6 Tipps das meiste aus Ihren Kalendereinstellungen raus!

 

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⚙️ Legen Sie die Dauer der Besuchsgründe fest

 

Haben Sie Ihren Scanzeitendurchschnitt bereits ermittelt? Durch diesen haben Sie die Möglichkeit, eine gewisse Anzahl an Terminen pro Stunde einzuhalten. Denn wie Sie wissen, benötigt der Besuchsgrund "MRT Herz" beispielsweise mehr Zeit, als ein "MRT Kniegelenk" oder "MRT Wirbelsäule".


Legen Sie fest, welcher Besuchsgrund an welchem Gerät terminiert werden kann. Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen und klicken Sie auf Besuchsgründe. Ein wichtiger Aspekt dabei ist, wie viele Patienten Sie über den Tag verteilt in Ihrem Gerät behandeln möchten. Dabei sollten Sie versuchen, einen guten Mittelwert zu ermitteln und diesen als durchschnittliche Dauer des Besuchsgrundes anzugeben. Da sich die Dauer für ältere und neuere Geräte unterscheiden kann, können Sie die durchschnittliche Dauer pro Besuchsgrund auch pro Gerät einstellen. Dafür klicken Sie oben auf Terminkalender, wählen das richtige Gerät aus und passen die Dauer dementsprechend an.

 

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⚙️ Erstellen Sie Kategorien
 

Erstellen Sie Kategorien wie. z.B. Gelenke, Wirbelsäulenbereich, CT etc. Öffnen Sie dafür in den erweiterten Optionen oben rechts, den ersten Menüpunkt Kategorien der Besuchsgründe. Sie können Kategorien erstellen, um die Besuchsgründe zu gruppieren. So wird die Buchung im Terminkalender erleichtert und bietet auch Ihren Patienten zusätzliche Informationen bei der Online-Terminvergabe. Sie können jede Zeile verschieben, um die Kategorien umzuordnen. Anschließend können Sie die einzelnen Besuchsgründe den verschiedenen Kategorien zuordnen. Dabei können Sie entscheiden, ob Ihnen eine simple Unterteilung in "CT" und "MRT" ausreicht oder ob Sie diese noch etwas spezifizieren möchten: "MRT Kopf/Hals",  "MRT Gelenke", "MRT Wirbelsäulen-Bereich", "MRT Bauch" und "CT".

 

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⚙️ Definieren Sie die Sprechzeiten für alle Geräte

 

Wenn Sie die Besuchsgründe definiert haben, können Sie Ihre Sprechzeiten anlegen und diesen nur bestimmte Besuchsgründe zuordnen. Dabei legen Sie auch fest, wann und wie oft ein Besuchsgrund gebucht werden kann. Sehr aufwendige Untersuchungen können z.B. auf nur eine oder zwei Behandlungen pro Tag begrenzt werden, einfachere Nativ-Untersuchen an das Ende der Schicht gebucht werden.

 

💡  Sie können die online buchbaren Besuchsgründe für das MRT zeitlich nach der Spulenlogik ordnen, z.B. erst Knie und Fuß, dann CMRT, HWS und BWS, dann Hand und Schulter. Ihr Team muss so seltener die Spulen wechseln, was nicht nur einen geringeren Aufwand, sondern vor allem weniger schweres Heben bedeutet.

 

Auch ob, wann und wie viele Termine für Privat- oder gesetzlich versicherte Patienten zur Verfügung stehen sollen, wie viele Termine für Notfälle freigehalten werden sollen und nach welcher Frist bei Nichtbelegung andere Besuchsgründe und Patientengruppen automatisch freigeschaltet werden. Sollten z.B. im Slot für “MRT Bauch” keine Termine dieser Art gebucht werden, können Sie festlegen, ab wann es möglich sein soll, z.B. ein “MRT Kopf” zu buchen.

 

 

Kurzfristige Terminfreigabe bezüglich des Versichertenstatus

 

Über die erweiterten Sprechzeitenkonfiguration, haben Sie die Möglichkeit, die möglichen Terminslots für eine bestimmte Versicherungsart bis zu einem bestimmten Zeitpunkt freizuhalten. Sollte es nun der Fall sein, dass diese Terminslots bis kurz vor dem jeweiligen Tag noch frei sind, können Sie auch die jeweils andere Versicherungsart flexibel zur Buchung freigeben. Gehen Sie dafür wie gewohnt in Ihre Sprechzeiteneinstellungen unter Sprechzeiten ändern und bearbeiten Sie eine bestehende Sprechzeit (Bearbeiten > Besuchsgründe bearbeiten) oder erstellen Sie eine ganz neue.

 

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Anschließend haben Sie eine Auflistung aller Besuchsgründe, die in dieser Sprechzeit möglich wären. Nun können Sie entscheiden, dass Sie beispielsweise für bestimmte Besuchsgründe grundsätzlich keine GKV-Patienten annehmen möchten. 

 

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Damit haben Sie dieselben Einstellungen getroffen, wie sie bereits im Schritt vorher möglich wären, also die GKV-Patienten aus der Auswahl zu entfernen. Der Trick ist hier, dass bei einer nicht-Belegung diese Patienten zum einem bestimmten Zeitpunkt, beispielsweise zwei Tage vorher, doch die Möglichkeit bekommen, kurzfristig diesen Termin zu buchen, wenn dieser weiterhin frei ist. Dafür können Sie oben rechts auf die erweiterten Einstellungen klicken und sogenannte Kaskaden erstellen.

 

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Bei der Auswahl öffnen ab, können Sie entscheiden, zu welchem Zeitpunkt im Voraus, die Sprechzeit zu einen bestimmten Prozentsatz (Sprechzeit auffüllen bis zu einem Maximum von) gefüllt werden soll. Als Beispiel nehmen wie hier die 60 Tage und 80 %. Das bedeutet, die Sprechzeit soll im besten Fall bereits 60 Tage vorher bis zu 80 % gefüllt sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie eine Zeitspanne hinzufügen und entscheiden, dass Sie beispielsweise 2 Tage vorher doch GKV-Patienten zulassen möchten. Nun können Sie dafür die maximale Anzahl der Termine auswählen. Das bedeutet, dieser Besuchsgrund ist erst 2 Tage vorher für GKV-Patienten buchbar. Es geht sogar noch konkreter, indem Sie eine dritte Zeitspanne hinzufügen. Insgesamt können Sie bis zu 4 solcher Kaskaden erstellen.

 

 

Kurzfristige Terminfreigabe bezüglich des Versichertenstatus

 

Gerade bei MRT Geräten macht es ja durchaus Sinn, diese auch vollkommen auszulasten. Diese Kaskaden können Sie daher auch bei den Besuchsgründen anwenden. Wenn Sie z.B. eine spezielle Untersuchung wie das "MRT Abdomen" haben - welche nicht so häufig vorkommt - können Sie über die verschiedenen Kaskaden genau das gleiche darstellen: Sie blockieren bis zum Zeitpunkt X diese Spezialuntersuchung. Sollten Sie diese nicht vollbekommen, füllen Sie sie mit einer anderen Untersuchung auf, bei der die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass das Gerät damit noch belegt wird.

 

Dazu wählen Sie den betroffenen Terminkalender, wählen aus, welche der Besuchsgründe in dieser Sprechzeit buchbar sein sollten, schränken diese ebenfalls nach Besuchsgründen ein und erstellen wie oben genannt die verschiedenen Kaskaden. 

 

 

Definieren Sie die Sprechzeiten für alle Geräte

 

💡  Definieren Sie Ihre Sprechzeiten so, dass zum Ende des Praxistages keine Untersuchungen mehr gebucht werden können, die eine lange Nachbereitung benötigen. Sie können die Sprechzeiten parallel aufsetzen, sodass gewährleistet werden kann, dass die jeweils letzten Patienten zeitgleich mit den vorletzten Patienten erscheinen. So muss bei Nichterscheinen eines Patienten niemand unnötig warten.

 

 

⚙️ Terminregeln und Hinweise
 
Hinweise für Ihre Patienten

 

Formulieren Sie auf den Besuchsgrund zugeschnittene Hinweise für Ihre Patienten: Diese werden bei der Terminvereinbarung angezeigt und sind über einen Link in der Bestätigungsmail enthalten. So können Sie Ihren Patienten bei den MRT Untersuchungen beispielsweise mitteilen, dass sie sich bereits 1,5 Stunden vor dem eigentlichen Termin in der Praxis einzufinden haben oder dass für eine CT Untersuchung in manchen Fällen wichtig ist, ein Kontrastmittel zu spritzen und deshalb die aktuelle Laborwerte mitgebracht werden müssen. Die Terminregeln können Sie in Ihren Einstellungen unter Hinweise & Regeln, Hinweise erstellen. Dabei können Sie entscheiden, ob die Hinweise vor, während oder nach der Terminvereinbarung angezeigt werden sollen.

 

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Soll der Hinweis vor der Terminvereinbarung angezeigt werden, stellen Sie sich die Frage, ob die Information dem Patienten bei der Entscheidung hilft, den richtigen Termin, also den richtigen Arzt, den richtigen Besuchsgrund oder die richtige Zeit zu buchen. Dabei empfehlen wir Ihnen, nicht mehr als 5 Hinweise pro Besuchsgrund zu schalten, da der Patient diese jeweils während des Buchungsvorgangs einzeln bestätigen muss.

 

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Hilft der Hinweis dem Patienten nicht bei der Entscheidung, wählen sie bitte nach der Terminvereinbarung. Hier können Sie zwischen vor angefertigten Regeln auswählen oder Ihre eigenen erstellen. Sie können dazu gewisse Regel-Textbausteine nutzen oder eine eigene Regel mit Ihrem Wunschtext hinzuzufügen. Auch ein Dokument kann der Regel beigefügt werden. Dieses muss jedoch vorher unter dem Menüpunkt Dokumente hochgeladen werden. 

 

 

Hinweise für Ihr Praxisteam

 

Sie können pro Besuchsgrund ebenfalls Hinweise für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, z.B. in Form einer Merkliste. Diese werden in der Terminkarte eines Patienten direkt unter dem jeweiligen Besuchsgrund angezeigt. So stellen Sie sicher, dass bei der Terminvergabe vor Ort keine Informationen - die unbedingt abgefragt werden müssen - vergessen oder Handlungsschritte ausgelassen werden. Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen, Weitere Einstellungen und Sekretariat

 

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⚙️ Fügen Sie Blockierregeln hinzu

 

Mit den Blockierregeln verhindern Sie, dass bestimme Patientengruppen, (z.B. Patienten eines gewissen Alters) online einen Termin buchen können. So können Sie beispielsweise entscheiden, dass alle MRT und CT Besuchsgründe unbedingt einen Überweisungsschein benötigen. Die Blockierregeln finden Sie ebenfalls in Ihren Einstellungen unter Hinweise & Regeln, Blockierregeln

 

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Nutzen Sie die Regel Alter des Patienten, wenn eine bestimmte Leistung ein bestimmtes Alter erfordert. Die Option Neuer Patient wählen Sie, wenn Sie möchten, dass nur Bestandspatienten einen Termin buchen können. Die Quartalsabfrage/Buchungsfrequenz ist sinnvoll, wenn ein bestimmter Besuchsgrund nur einmal im Quartal buchbar sein soll. Die Regel Überweisung greift, wenn eine Überweisung vorliegen muss, damit der Patient einen Termin buchen kann. 

 

Spannend werden die weiteren Blockierregeln: Wenn eines Ihrer MRT Geräte eine Gewichtsbeschränkung vorsieht, können Sie Patienten sperren, wenn das Gewicht einem bestimmten Wert entspricht. Lassen Sie sich hier nicht irren, die Beschreibung ist etwas unklar formuliert. Das älter steht natürlich für mehr als, jünger steht für weniger als und die Zahl beschreibt die Kilogrammzahl. Reine Selbstzahlerleistungen kommen bei Ihnen natürlich so gut wie gar nicht vor, von daher können Sie diesen gerne überspringen.

 

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Da es für bestimme Leistungen und Besuchsgründe Selektivverträge mit einigen Krankenkassen gibt, können Sie bei der KV Abfrage die gewünschten Versicherungen angeben. Der Patient muss dann während der Online-Buchung angeben, bei welcher Krankenkasse er versichert ist.

 

Außerdem gibt es dann noch den Buchungscode: Diesen können Sie hier festlegen und ausgewählten Patienten zur Verfügung stellen. Erst wenn der Code bei der Online-Buchung übereinstimmt, kann der Patient die Buchung fortführen.

 

 

⚙️ Nutzen Sie die Schlagwortsuche

 

Sie haben die Möglichkeit die in Ihrer Praxis durchgeführten Behandlungen hervorzuheben, indem Sie weitere Schlagwörter hinzufügen. Patienten suchen bei der Online-Terminbuchung nicht nur nach Fachgebieten oder Besuchsgründen, sondern häufig auch nach Symptomen und Schlagwörtern. Das als Alleinstellungsmerkmal, hilft Patienten schnell zu erkennen, auf was sie sich spezialisiert haben. Gehen Sie dafür in die Einstellungen, dann zu Online-Termine, wählen Sie den betroffenen Terminkalender aus und klicken Sie rechts auf das kleine Bleistiftsymbol. 

 

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Sie können nun die gewünschten Schlagwörter wählen und insgesamt bis zu 15 Suchbegriffe hinzufügen. Dabei sind die dunkelgrauen Schlagwörter die bereits ausgewählten Begriffe und die hellgrauen, die zu dem Terminkalender vorgeschlagenen Begriffe. Fehlt Ihnen eine wichtige Behandlung in der Vorauswahl, können Sie mit einem Klick auf den kleinen Pfeil danach suchen.

 

 

💡 Übrigens: Schauen Sie sich hier gerne unsere Aufzeichnung zum Spezial-Webinar für Radiologen an, um einige Einstellungen noch genauer kennenzulernen!

 

 

Haben Ihnen diese Tipps gefallen oder hätten Sie zu einigen Punkten gerne noch weitere Informationen? Lassen Sie es mich gerne in den Kommentaren wissen! 

 

Viele Grüße

Evelin von Doctolib

2 Kommentare
HockFelix
Bestätigter Beitragender
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Ich hätte noch ein Kommentar, mutmaßlich speziell für Radiologen relevant.

Uns ist in letzter Zeit aufgefallen, dass viele Patienten, wenn sie die von Ihnen gewünschte Untersuchung "online" nicht vorfinden, auf eine "benachbarte Körperregion" bei der Onlineterminierung zurückgreifen 🙂 Beispiel: MRT Becken wird online nicht angeboten und es wird eine MRT der LWS terminiert. Wir haben natürlich bereits in den Hinweisen geschrieben, dass wenn eine Untersuchung online nicht angeboten wird, die Untersuchung in der Praxis dennoch angeboten wird. Man muss zur Terminierung nur bei uns anrufen (Durchführung Anamnese etc.).

Um dem entgegenzuwirken, haben wir die online nicht zur Terminierung bestimmten Termine jetzt doch aufgeführt, aber den "Haken" gesetzt: "keine online Termine". Jetzt erhält der Patient von Doctolib die Mitteilung: MOMENTAN sind für diese Untersuchung online keine Termine verfügbar. Mit dieser Aussage sind wir sehr unzufrieden. Wir hätten gerne eine Ansage im Sinne: "Für diese Untersuchung ist keine Onlineterminierung möglich; bitte rufen Sie uns für eine Terminvergabe telefonisch unter den Nummern: ..... an!". Alternativ ein Freifeldtext.

Sarah
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Lieber @HockFelix,

 

vielen Dank für Ihre Nachricht und den Einblick, den Sie uns damit in Ihre Praxisabläufe bieten. Es ist immer interessant zu erfahren, wie unsere Nutzer mit Doctolib im Alltag arbeiten. 

 

Viele Grüße

Sarah