Neue Funktion: Die interne Warteliste

Neue Funktion: Die interne Warteliste
Evelin_K
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Neue Funktion: Die interne Warteliste

Update 12.11.2021: Die Zeitbegrenzung für interne Termine betrifft nur noch einen Tag, für online Termine betrifft sie nur noch 5 Tage in der Zukunft. Zudem können nun auch nicht-online-buchbare Termine von Ihnen auf die Warteliste gesetzt werden.

 

Liebe Community,

 

Waitinglist.png

legen Sie Ihre Zettel und Stifte beiseite, denn das handschriftliche Notieren von Patienten, die sich einen früheren Termin wünschen, hat endlich ein Ende. Über die neue Wartelisten-Funktion, können Sie Ihre internen Patienten eigenständig zur Warteliste hinzufügen, um diesen bei Terminabsagen oder -verschiebungen, gegebenenfalls einen früheren Termin anbieten zu können. 

 

 

Lernen Sie die Funktion in 6 Schritten kennen:

 

Voraussetzung für einen Platz auf der Warteliste

 

Die Regelung kennen Sie sicherlich noch von der Online-Warteliste: Die Voraussetzung, um auf die Warteliste zu nutzen ist, dass für den Patienten ein Termin vereinbart wurde, der mehr als 14 Tage in der Zukunft liegt. Ein eigenes Doctolib-Konto ist für den Patienten dabei keine Pflicht mehr, jedoch muss entweder eine gültige E-Mail Adresse oder Handynummer hinterlegt sein, da die automatische Benachrichtigung sonst selbstverständlich nicht gesendet werden kann. Sind beide Kontaktdaten hinterlegt, können diese Patienten sogar auf beiden Kanälen benachrichtigt werden.

 

 

Einen Patienten zur Warteliste hinzufügen

 

In der Terminkarte eines Patienten finden Sie einen neuen Schieberegler vor, mit dem Sie den Patienten mit nur einem Klick auf die Warteliste setzen können. Um einen Patienten nun zur Warteliste hinzuzufügen, erstellen Sie wie gewohnt einen Termin. Achten Sie dabei darauf, dass die Kontaktdaten des Patienten hinterlegt sind und erfragen und aktivieren Sie zudem die Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail. Anschließend kann der Schieberegler aktiviert werden.

 

Warteliste_Neuer Termin_Toggle on.png

 

In den folgenden Fällen ist der Schieberegler ausgegraut und somit können die betreffenden Termine nicht auf die Warteliste gesetzt werden:

  • Kontaktdaten sind nicht hinterlegt
  • Zustimmung zur Kontaktaufnahme via SMS & E-Mail wurde abgelehnt
  • Termine, die weniger als 14 Tage in der Zukunft liegen
  • Termine, die über das Überweisernetzwerk vergeben wurden
  • Etappen der Kettentermine
  • Termine, die nicht online-buchbar sind (Achtung: Unser Produktteam arbeitet gerade noch an den Einstellungen, damit die Warteliste auch auf offline Besuchsgründe angewendet werden kann.)

 

Sobald der Termin erstellt wurde, können Sie über das Pop-Up-Fenster unten links direkt auf die Warteliste zugreifen:

 

Evelin_K_0-1626364213926.png

 

 

Die Warteliste im Benachrichtigungscenter einsehen

 

In Ihrem Benachrichtigungscenter finden Sie einen neuen Bereich, in dem Sie die aktuelle Warteliste einsehen und bearbeiten können. Dabei erhalten Sie eine Übersicht aller Patienten, die auf der Warteliste stehen, auch für die, die sich online auf die Warteliste gesetzt haben.

 

Der neue Bereich bietet Ihnen eine Übersicht über folgende Informationen:

  • Die Wartezeit, seit wann der Patient auf der Warteliste steht. Diese können Sie von Alt nach Neu, sowie Neu nach Alt sortieren.
  • Das Datum des Termin, gibt den aktuell gebuchten Termin sowie die Uhrzeit an. Dieser Termin kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
  • Den Besuchsgrund, für den der Patient einen gegebenenfalls früheren Termin erhalten möchte
  • Den Patienten, inklusive der entsprechenden Kontaktdaten. Die Patientenkarte kann über einen Klick auf das Datum eingesehen werden
  • Den Terminkalender, in dem der Besuchsgrund sowie der Wartelisteneintrag besteht
  • Unter Aktion beziehungsweise Details, besteht eine Möglichkeit den Eintrag zu entfernen 

Warteliste_Benachrichtigungscenter.png

 

Außerdem haben Sie über die Drop-Down Menüs der Tabelle die Möglichkeit, die Wartelisteneinträge zu filtern. Das funktioniert sowohl für den Besuchsgrund des Wartelisteneintrags und den Terminkalender, auf den sich der Termin sowie der Besuchsgrund bezieht.

 

Warteliste_Benachrichtigungscenter_Besuchsgründe.PNG

 

 

Die Warteliste verwalten und bearbeiten

 

Sie können Ihre Warteliste direkt im Benachrichtigungszentrum bearbeiten und Informationen anpassen.

 

  • Einen bestehenden Termin prüfen und anpassen: Sie haben über die Warteliste direkten Zugriff auf den bestehenden Termin des Patienten. Über einen Klick auf die blaue Datums- & Uhrzeitangabe unter dem Reiter "Datum des Termins" erhalten Sie Zugriff auf die Terminkarte und können direkt Änderungen am bereits bestehenden Termin vornehmen.
  • Patientendaten prüfen und anpassen: Mit einem Klick auf den blau unterlegten Namen der Patienten, haben Sie direkten Zugriff auf die Patientenkarte. Hier können Sie die Kontaktdaten kontrollieren sowie weitere Informationen bezüglich der Terminhistorie.
  • Einen Wartelisteneintrag entfernen: Mit einem Klick auf Details unter dem Reiter "Aktionen", können Sie den Wartelisteneintrag wieder entfernen. Dabei wird der Wartelisteneintrag vollständig entfernt und der Patient erhält keine Benachrichtigung mehr, sollte ein früherer Termin verfügbar sein.

 

 

Welcher Patient erhält den neuen Terminvorschlag?

 

Es werden nur Patienten benachrichtigt, die einen Termin für genau denselben Besuchsgrund gebucht haben. Zudem wird die Benachrichtigung der Patienten auf der Warteliste derzeit voll automatisch abgewickelt, um den besten passenden Termin für den gerade frei gewordenen Slot zu finden. Dabei unterscheidet das System nicht zwischen online oder offline Patienten, sondern geht wie folgt vor:

 

  1. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + gleiche Uhrzeit gebucht haben.
  2. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag + ähnliche Uhrzeit (+/- 1 Stunde) gebucht haben.
  3. Die Patienten, die einen späteren Termin am gleichen Wochentag gebucht haben (die Uhrzeit wird nicht mehr berücksichtigt).
  4. Die Patienten, die einen späteren Termin an einem anderen Wochentag +/- 1 Tag gebucht haben.
  5. Der Rest der Patienten, die einen späteren Termin gebucht haben.

Diese beziehen sich alle auf denselben Terminkalender.

 

Ein Patient erhält weiterhin neue Terminvorschläge, wenn er die Benachrichtigung geöffnet und auf den darin enthaltenen Link geklickt hat, 

  • aber der Termin bereits von einem anderen Patienten angenommen wurde
  • der Terminvorschlag nicht passt und daher nicht angenommen wird
  • der Terminvorschlag bereits in der Vergangenheit liegt

Ein Patient erhält keine neuen Terminvorschläge, wenn

  • die Benachrichtigung geöffnet, aber nicht auf den darin enthaltenen Link geklickt wurde
  • zehn bisherige Terminvorschläge nicht angenommen wurden

Wenn ein Patient über die Warteliste einen früheren Termin angenommen hat, sehen Sie dies anschließend auch in den terminbezogenen Aktionen in der jeweiligen Terminkarte.

 

 

Wie wird ein Patient über einen früheren Terminvorschlag informiert?

 

Wenn vor dem vereinbarten Termin ein neuer Termin frei wird (z. B. weil ein anderer Patient abgesagt hat oder den Termin verschoben wird), wird automatisch eine E-Mail und eine SMS an die passenden Patienten gesendet. Dabei werden sie gebeten, sich den neuen Termin anzusehen und diesen ggf. anzunehmen.

 

In der Doctolib-App wurde die Benutzeroberfläche verbessert, um einen einfacheren Vergleich zwischen dem vereinbarten Termin und dem neuen Terminvorschlag zu erhalten. Dabei wird ebenfalls der Hinweis eingeblendet, dass der Termin an den Patienten vergeben wird, der am schnellsten reagiert hat.

 

 

Ein Beispiel für eine SMS-Benachrichtigung:

 

Frei gewordener Termin bei XX.

Prüfen Sie die Verfügbarkeit über diesen Link: 

www.doctolib.de/ap/XYZ

 

Ein Beispiel für eine E-Mail-Benachrichtigung:

 

Warteloste_E-Mail.png

 

image (6).png

 

 

‼️ Wichtig! Die interne Warteliste wird in den nächsten Monaten weiter ausgebaut, dabei legen wir einen großen Wert auf Ihr Feedback. Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, was Sie von der internen Warteliste halten und wo Sie noch Verbesserungspotenzial sehen. Unser Produktteam freut sich auf Ihre Kommentare!

 

 

Liebe Grüße

Evelin von Doctolib

44 Kommentare
DrKaiBecker
Doctolib Pioneers
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Guten Morgen @Evelin_K 

wir würden die Nutzung der Warteliste gern noch intensivieren, im Alltag hakt es aber an vielen Ecken und Enden. Können wir uns dazu mal austauchen bitte? (Am besten mit einem "Spezialisten" vom Produkt-Team, der die derzeitigen Can-Dos der euerer Wartelistenfunktion und die gerade in entwicklung befindlichen genau kennt). Kannst du das arrangieren? Grüße
KB

Evelin_K
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Hallo @DrKaiBecker,

 

vielen Dank, dass du unsere Wartelistenfunktion weiter verbessern möchtest! Pablo, der Produktmanager, der für die Erweiterung der Warteliste zuständig war, hat das Projekt erfolgreich abgeschlossen und ist aktuell leider nicht mehr bei Doctolib. Da unsere weiteren Produktteams alle an anderen Funktionen arbeiten, gibt es daher gerade keinen wirklichen Ansprechpartner. Sobald die Warteliste aber wieder priorisiert angegangen wird, stelle ich sicher, dass ihr nochmal sprechen könnt. 🙂

 

Viele Grüße

Evelin

PreussHeike
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@Evelin_K  Es wäre wirklich wichtig das dies Thema weiter aktuell bleibt und zeitnah umgesetzt wird!!!

TanjaSvH
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Guten Tag!

 

Bei uns in der Praxis gibt es immer noch ein paar Unklarheiten was die Warteliste betrifft. 

 

So wie ich es hier verstanden habe, werden Patienten die einen Termin von der Warteliste wahrgenommen haben, nur erneut über die Hinweise wie z.B. 15 Minuten vorher in der Praxis sein, informiert, wenn sie eine E-Mailadresse hinterlegt haben. Ist das soweit richtig? 

Das wurde bei uns von Patienten und auch Mitarbeitern bemängelt. Der Patient weiß nicht, hat er jetzt den neuen Termin gebucht oder nicht. Und die Mitarbeiter bemängeln, dass der Patient nicht informiert ist, über wichtige Hinweise zur Untersuchung. 

 

Es wäre hilfreich wenn die Warteliste sich die Sortierung, welche man vorher eingestellt hat (z.B. Terminkalender und Besuchsgrund) merkt. Sodass man diese nicht jedes Mal wieder neu sortieren muss, wenn man im Terminkalender war. Meistens will man auf einen Schlag mehrere Patienten früher einbestellen.

 

Viele Grüße

Tanja Schmidt von Happe