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Online-Schulung “Meistern Sie die erweiterten Sprechzeiten-Konfigurationen” – Videoaufzeichnung

Liebe Community,

 

haben Ihnen unsere Online-Schulungen in Ihrem Praxisalltag bereits weitergeholfen? Wir freuen uns sehr über das große Interesse und Ihre rege Teilnahme. 

 

Falls Sie die letzte Online-Schulung am 23. Juni zum Thema "Meistern Sie die erweiterten Sprechzeiten-Konfigurationen" verpasst haben oder sich noch einmal genauer mit den Einstellungen beschäftigen möchten, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Informationen für Sie noch einmal zusammengetragen. 

 

Sie können sich zunächst die Aufzeichnung der Schulung in voller Länge noch einmal anschauen:

 

 

Da uns auch dieses Mal zahlreiche Fragen erreicht haben, haben wir wieder alle Antworten für Sie zusammengetragen. Wenn Sie beim letzten Mal nicht live dabei sein konnten, haben Sie so ebenfalls die Möglichkeit, die Informationen und Tipps für sich zu nutzen.

 

Ihre Fragen aus der vergangenen Schulung

 

Die Patienten sind bereits in der Praxissoftware aufgenommen, Doctolib findet diese jedoch nicht, sondern erst, wenn man sie direkt in Doctolib eingibt.

 

Hier kommt es klar auf den Prozess an. Egal, ob mit Schnittstelle gearbeitet wird oder ohne – Doctolib ist das terminführende System. Somit erfolgt das Anlegen von Patienten, also auch Neupatienten, über Doctolib. Im nächsten Schritt (Patient erscheint zum Termin) wird erst die Patientenakte angelegt und dann im Arztinformationssystem aufgenommen.

 

Ich habe eine Frage zum Thema “Benachrichtigungen”. Wie lange bleiben die Informationen zur Patientenkommunikation in der Liste bestehen, nachdem die Benachrichtigung verschickt wurde? Ich würde mir die Kontrolle über verschickte Nachrichten wünschen. 

 

Die Dokumentation finden Sie unter dem Reiter “Überblick der terminbezogenen Aktionen” im Termin selbst. Die Informationen bleiben dauerhaft gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

 

Ab und an registriert das System, dass ein Patient doppelt im System hinterlegt wurde und schlägt den Vergleich vor. Leider ist das nicht immer der Fall. Wie kann ich dem System mitteilen, dass es ein Duplikat zum Vergleichen gibt?

 

Sie können die Patienten über den Patientenstamm folgendermaßen zusammenführen: 

 

  • Klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen Ecke, dann auf “Patienten
  • Geben Sie den Namen des Patienten in die Suchleiste ein
  • Kreuzen Sie die gewünschten Felder an und klicken Sie auf “Zusammenführen”.

Wichtig beim Prozess ist, dass mindestens drei Details der Patienten übereinstimmen müssen, als Beispiel: Name, Vorname und Geburtsdatum. Erst dann erfolgt eine automatische Möglichkeit die Pat. zusammenzuführen. 

 

In diesem Artikel können Sie sich die Anleitung noch einmal Schritt für Schritt ansehen. 

 

Vielen Dank für die Zusammenfassung des letzten Webinars, das war super. Ich hatte versucht mitzuschreiben, ist mir aber nicht gelungen. Ich hoffe, das gibt es diesmal wieder!

 

Dann freuen wir uns, Ihnen auch zur letzten Schulung wieder eine Zusammenfassung zur Verfügung stellen zu können. Vielen Dank für Ihre netten Worte!

 

Wie kann ich meine Vertretung im Kalender hinterlegen?

 

Sie können in nur wenigen Schritten die entsprechenden Einstellungen vornehmen. 

 

  • Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf “Einstellungen
  • Klicken Sie auf “Vertretungen”.
  • Wählen Sie “Eine Vertretung hinzufügen”.
  • Es öffnet sich nun ein Formular, in dem Sie mit den geforderten Informationen ergänzen müssen. Bitte vergessen Sie nicht, zum Speichern auf “Bestätigen” zu klicken.

In diesem Artikel können Sie sich die einzelnen Schritte noch einmal ausführlich ansehen.

 

Wenn ich einen neuen Besuchsgrund anlege (z. B. CT Thx infektiös), taucht dieser Besuchsgrund seltsamerweise auch bei den SD-Untersuchungen auf, in der Mammografie. Ist das ein Bedienungsfehler oder woran liegt es?


Sie haben alles richtig gemacht. Nachdem Sie den Besuchsgrund angelegt haben, fehlt lediglich die Auswahl, in welchen Kalendern der Termin stattfinden darf und in welchen er deaktiviert werden soll. Die richtige Vorgehensweise wird hier genauer beschrieben.

 

Kann man einstellen, bis wann Termine storniert werden können?

 

Hierbei handelt es sich um eine Standardeinstellung. Bis zu vier Stunden vor dem Termin kann ein online buchbarer Termin storniert werden. Nicht online buchbare Termine können nur telefonisch vom Patienten storniert werden – online ist es in diesem Fall nicht möglich.

 

Wirkt sich die Auswahl der 50 % nur auf Online-Termine oder auch auf andere aus?

 

Die “Erweiterten Einstellungen” beziehen sich sowohl auf intern gebuchte als auch online gebuchte Termine.

 

Kann ich eine Sprechstunde, welche ich für Arzt 1 erstelle, kopieren und dann bei Arzt 2 einfügen?


Hier arbeiten Sie am besten mit Mustertagen. Wie dies funktioniert, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

 

Super Vortrag! Gibt es schon einen neuen Termin für das nächste Seminar?


Vielen Dank, wir freuen uns sehr über Ihr nettes Feedback! Das nächste Webinar “Doctolib installiert, und nun? - Alle Grundlagen Ihres Kalenders” findet am 07. Juli um 18:30 Uhr statt. Sie können sich bereits über diesen Link anmelden.

 

Gibt es eine Möglichkeit, bei den einzelnen Patienten die Recall-Funktion dauerhaft einzustellen?

 

Ja, diese Möglichkeit gibt es durchaus. Es gibt hinsichtlich Recall eine automatisierte Einstellung, um diesen standardmäßig pro Besuchsgrund zu hinterlegen.


Hierfür ein Beispiel: Wird eine Erstuntersuchung gebucht, soll der Patient/ die Patientin alle 6 Monate an eine Kontrolluntersuchung erinnert werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

Kann man interne Zeiten für Team-Meetings etc. festlegen?

 

Viele Praxen arbeiten hier über Abwesenheiten in den jeweiligen Kalendern und setzen so eine Art interne Notiz in den Doctolib-Kalender.

 

Gibt es eine Mediathek, in der ich die Webinare noch einmal ansehen kann? 

 

Wie veröffentlichen die Aufzeichnungen wie bei den letzten beiden Malen hier in der Community und informieren Sie, sobald der Beitrag sowie die beantworteten Fragen aus der Sitzung zur Verfügung stehen.

 

Kann ich die Online-Buchungen auf z. B. drei pro Quartal begrenzen?

 

Es gibt in Doctolib eine sogenannte Blockierregel. Damit werden Patienten für einen spezifischen Besuchsgrund innerhalb des aktuellen Quartals, falls dieser schon einmal gebucht wurde, nicht mehr zugelassen. Erst im Folgequartal wird Ihnen dann ein entsprechender Termin angeboten.

 

Angenommen, ich habe am kommenden Tag zwischen 8:00 und 8:30 Uhr noch Folgetermine frei. Online können Termine erst ab 8:30 Uhr gebucht werden. Wie fülle ich den Zeitraum 24 Stunden vorher sinnvoll aus?


Hier können Sie sich die erweiterte Sprechzeiten-Konfiguration zunutze machen. Sie können im System einstellen, dass die Sprechzeit zwischen 8:00 und 8:30 Uhr allgemein nicht buchbar sein soll, diese aber 24 Stunden vorher für die gewünschten Besuchsgründe freischalten. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im Artikel unter erweiterte Konfigurationen.

 

In der Online-Schulung konnten wir nur sehr schwer den Cursor verfolgen. Könnte er beim nächsten Mal größer und farbig dargestellt werden?

 

Vielen Dank für Ihr Feedback und die konstruktive Kritik. Diese nehmen wir sehr gerne mit und versuchen die Thematik im nächsten Webinar übersichtlicher und deutlicher darzustellen.

 

Sie können dies in den “Einstellungen” unter “Besuchsgründe” anpassen. Hier kann jeder einzelne Besuchsgrund individuell angepasst werden ob online oder offline buchbar. Dabei ist es wichtig, vorher den richtigen Kalender auszuwählen.

 

Wir sehen für Kontrolluntersuchungen ein Recall-Intervall von sechs Monaten vor. Kann man an einer bestimmten Stelle sehen, für welche Patienten mit diesem Besuchsgrund bereits ein Recall-Intervall besteht?

 

Ja, Sie können im System sehen, für welchen Patienten bereits ein Recall hinterlegt ist. Dies sehen Sie an der entsprechenden Markierung, einer blauen Markierung im Bereich Recall, unten rechts im Termin.

 

Screenshot.png

 

Ist es möglich, den Link zugeschickt zu bekommen, sodass alle Mitarbeiter das Webinar anschauen können?

 

Wir würden uns freuen, Ihr Team hier in der Community begrüßen zu dürfen. Wir teilen hier die Informationen zu vergangenen Schulungen und stellen so schnell wie möglich auch die Aufzeichnungen zur Verfügung.

 

Worin besteht der Unterschied zwischen Sekretariatsfunktion sowie den Hinweisen und Terminregeln?

 

Sekretariat

  • Sie können Anweisungen je Besuchsgrund für Ihre Anmeldung erstellen.
  • Sie haben die Möglichkeit, personalisierte Anweisungen für einzelne Besuchsgründe zu erstellen.

Hinweise

  • Sie können Ihren Patienten Dokumente, z.B. einen Anamnesebogen zukommen lassen, 
  • Filter für die Onlinebuchung setzen oder
  • Ihre Patienten vorab Fragen beantworten lassen.

Werden Patienten per E-Mail oder SMS informiert, wenn eine Vertretung eingegeben wird?

 

Wenn der entsprechende Termin gebucht wurde, erhält der Patient eine E-Mail-Bestätigung und später eine Erinnerung. In diesen Benachrichtigungen wird erwähnt, dass der Termin durch Dr. X vertreten wird.

 

Besteht die Möglichkeit, die Gesamtanzahl der GKV-Patienten zu ermitteln, die in dem Quartal einen Termin haben (Scheinzahl abschätzen)?


Ja, über die erweiterte Statistikfunktion können Sie entsprechend die Anzahl an GKV-Patienten (immer pro Terminart) filtern. Wie dies genau funktioniert, erfahren Sie hier.

 

Wo kann man die Statistiken sehen?


In den “Einstellungen” können Sie über Reiter “Statistik” darauf zugreifen. Hierfür benötigen die jeweiligen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Adminrechte.

 

Wie kann ich die Mindest- bzw. Höchstfrist in den Besuchsgründen verankern?


Sie müssen als erstes die Funktion unter “Optionen” aktivieren. Gehen Sie dann auf den Reiter “Besuchsgründe”, wo Sie die Mindest- und Höchstfrist anpassen können.

 

Kann man bei Terminabsagen entscheiden, ob man nur den Kassenpatienten absagt, um die Termine von Privatpatienten individuell zu prüfen?

 

Da es sich hier um einen automatisierten Prozess handelt, ist dies leider nicht möglich.

 

Können andere Ärzte in unserem Kalender Termine einbuchen? Müssen diese Ärzte auch über Doctolib verfügen?

 

Das ist über unser sogenanntes Überweisernetzwerk möglich. Sie können anderen Ärzten Zugriff geben, indem Sie diese individuell einladen. Über einen eigenen Account (ähnlich der Online-Buchung von Patienten) können die eingeladenen Ärzte dann Patienten zuweisen. Wir erklären die Vorgehensweise noch einmal detailliert in diesem Artikel.

 

In den Einstellungen der Besuchsgründe gibt es bei manchen die Unterscheidung zwischen privat und gesetzlich. Bei einigen Besuchsgründen steht wiederum “alle”. Wie lässt sich dies begründen? Können Sie mir in dem Zusammenhang erklären, wie man die Einstellungen korrekt anpasst und wie man sie richtig nutzt?


Um die Unterteilung in GKV und PKV zur Verfügung zu haben, müssen Sie diese erst im Reiter “Besuchsgründe” aktivieren. Solange die Einstellung nicht von Ihnen aktiviert wurde, wird stattdessen “Alle” für Sie angezeigt.

 

Kann man irgendwo den Hinweis eingeben, dass ein Arzt im Urlaub ist?

 

In Ihrem Profil gibts es hierfür ein extra angelegtes Freifeld, das man individuell anpassen kann. Zusätzlich zu den Abwesenheiten, die intern den Urlaub spiegeln, kann auf dem Profil selbstverständlich ein Freifeld genutzt werden, dass noch einmal deutlich die Urlaubszeit hervorhebt.

 

Wie informiert man Patienten per SMS oder E-Mail über Änderungen eines Termins?

 

Wenn Sie die Zeit für einen Termin in der Praxis ändern, wird der Patient ganz automatisch per SMS und E-Mail benachrichtigt.

 

Merken Sie sich bereits jetzt den Termin für unsere nächste Online-Schulung vor, bei der es um die grundlegenden Einstellungen für die Terminverwaltung gehen wird. Das Webinar eignet sich vor allem für diejenigen unter Ihnen, die Doctolib noch nicht lange nutzen oder Ihr Wissen auffrischen möchten. 

 

Doctolib installiert, und nun? - Alle Grundlagen Ihres Kalenders

Dienstag, 7. Juli 2020, 18:30-19:30 Uhr

 

Melden Sie sich hier an.

 

Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserer letzten Online-Schulung. Wir freuen uns auf das nächste Mal!

 

Ihr Team der Doctolib Community