Pédicure-podologue installé à Paris, Fabien Beuzon nous confie ses bonnes pratiques d’organisation au quotidien. “Les gens apprécient visiblement de pouvoir prendre rendez-vous quand ça les arrange et de le déplacer ou l’annuler eux-mêmes si besoin.”
Comment gérez-vous votre secrétariat ?
J’ai ouvert mon cabinet en 2004. Au début, comme tout le monde, j’utilisais mon téléphone et mon agenda papier pour fixer les rendez-vous. Ensuite, je suis passé à l’agenda Google, puis au système en ligne proposé par les Pages Jaunes, et enfin à Doctolib en 2016. Je garde aussi un télésecrétariat pour les patients qui souhaitent me joindre mais ne connaissent pas Doctolib ou ne sont pas à l’aise sur Internet.
Ce double système me permet d’être complètement libéré de la gestion de mon agenda. Je peux ainsi me consacrer pleinement à mes activités essentielles : les consultations avec les patients et les formations que je mène à l’université.
Doctolib m’a apporté de nombreux nouveaux patients au fil des ans. Les gens apprécient visiblement de pouvoir prendre rendez-vous quand ça les arrange et de le déplacer ou l’annuler eux-mêmes si besoin. Évidemment, il y a un petit bémol : ceux qui prennent rendez-vous, oublient d’annuler et ne se présentent pas. Et ça arrive malheureusement de plus en plus.
Entre votre cabinet, l’hôpital et votre rôle de formateur, vous avez sans doute un planning bien chargé… Comment le structurez-vous ?
Je m’organise par journées. Lorsque je suis au cabinet, je propose toujours la même plage d’ouverture, de 9h à 18h30, avec des créneaux de 30 minutes par patient. Mais je n’ouvre pas toujours les mêmes journées d’une semaine à l’autre. Le vendredi, je suis à l’hôpital et le dimanche c’est repos ! Je travaille donc six jours par semaine depuis mon installation, avec trois à quatre semaines de congés par an.
J’envisage actuellement de prendre une personne en collaboration dans mon cabinet pour alléger un peu le rythme.
Et l’administration dans tout ça ?
Je fais ma comptabilité tous les matins avant de recevoir mon premier patient, entre 8h et 9h. J’ai la chance d’avoir des parents comptables, ils m’ont bien formé sur l’importance d’un suivi régulier. Au final, ça me facilite la vie : lorsque je clôture mon année, tout est en ordre très rapidement.
Gérer ces questions le matin me permet aussi d’être relativement libre le soir après le dernier patient. Enfin, sans compter tout le nettoyage et la décontamination qui sont nécessaires, et encore plus actuellement dans le contexte de la pandémie. Je termine en général ma journée entre 19h et 19h30.
Avez-vous constaté un ralentissement du fait de la pandémie ?
Pas tant que ça. J’ai perdu des patients, mais j’ai aussi reçu beaucoup de personnes qui s’étaient blessées en essayant de faire du sport chez elles avec des chaussures inadaptées. Ma patientèle est relativement jeune et active, cela a probablement aidé à soutenir mon activité. Dans l’ensemble, d’un point de vue strictement professionnel, j’en ai peut-être moins souffert que certains de mes collègues.