Condivisione documenti: come funziona e quali sono i vantaggi

La condivisione di documenti tra medico e pazienti è una pratica vantaggiosa sia in fase di pre-visita che post-visita per condividere eventuali referti o i risultati di analisi prescritte.

 

Molti di voi per svolgere questa operazione probabilmente utilizzano alcuni strumenti di messaggistica istantanea. Come sapete però tali canali il più delle volte non rispettano i requisiti essenziali di tutela dei dati personali e questo è uno dei motivi per cui Doctolib ha integrato nel suo prodotto la possibilità di condividere e ricevere documenti con e dai pazienti in modo sicuro.

 

Condividere i documenti tramite Doctolib consente di:

 

  • Aiutare i pazienti a gestire al meglio la loro salute. Avere i documenti tutti in un unico posto aiuta i pazienti a trovare in modo rapido i documenti di cui hanno bisogno.
  • Semplificare la gestione amministrativa lato vostro aiutandovi a centralizzare tutte le informazioni dei pazienti nella vostra Agenda. 
  • Prepararsi al meglio prima di un appuntamento consultando in anticipo i documenti condivisi dai pazienti. 
  • Protegge e assicurare la privacy dei vostri pazienti. 

 

Come fare per consultare i documenti dei pazienti

 

I pazienti possono condividere con voi i loro documenti sia tramite il loro account Doctolib che tramite l’email di conferma e di promemoria dell’appuntamento.

 

Potete ritrovare i documenti condivisi dai vostri pazienti:

 

  • Nella finestra dell'appuntamento
    • Dalla vostra agenda, aprite l’appuntamento con l’icona verde del documento
    • Recatevi nella sezione Documenti al centro della scheda
    • Cliccate sull’icona dell’occhio per consultare il documento 
    • Se desiderata scaricare il documento, cliccate su la relativa icona.
  • Nella scheda paziente

    • Ricercate il paziente tramite la barra di ricerca
    • Sulla sinistra in alto, scegliete Documenti
    • Cliccate sull’icona dell’occhio per consultare il documento 
    • Cliccare sull’icona per scaricare il documento se necessario.

Nota:

  • I documenti condivisi dai pazienti possono essere eliminati soltanto da loro.
  • Nel caso in cui il paziente impostasse una password per proteggere il documento, dovete farvela comunicazione dal paziente stesso.

 

Come inviare documenti ai pazienti

 

Con Doctolib è possibile inviare documenti ai propri pazienti sia prima che dopo aver effettuato una visita se nella scheda paziente sono presenti il numero di telefono e l’indirizzo email. Questo vincolo è legato al fatto che il paziente deve disporre di un account Doctolib personale per poter accedere ai documenti ricevuti.

 

 Per condividere i documenti avete 3 opzioni:

 

Condivisione tramite la finestra dell’appuntamento 

  • Aprite l’appuntamento 
  • Cliccate sulla voce Condividi documenti presente nella colonna a destra
  • Aggiungete il documento trascinandolo, cliccando su sfoglia per sceglierlo dal vostro pc oppure selezionando un documento già impostato nella libreria
  • Sulla sinistra della nuova finestra, scegliete la Categoria del documento e, se volete firmare il documento e avete già caricato la vostra firma sul vostro account Doctolib, lasciate spuntata l’opzione firma questo documento
  • Cliccate poi su Conferma documento, ripetete la procedura se dovete caricare altri documenti e terminate cliccando su Condividi. 

Nota: 

  • Potete inserire la vostra firma solo nei documenti caricabili da computer. Per sapere come aggiungere la firma, leggete l’articolo dedicato
  • I documenti da voi caricati restano disponibili nella finestra dell'appuntamento e nella scheda paziente sotto la voce Documenti.

Invio in modalità automatico

Questa funzionalità è particolarmente utile quando, per un certo motivo di visita, avete bisogno di inviare sempre uno specifico documento in quanto vi permette di risparmiare tempo e vi assicura di non dimenticarvene mai.

Potete svolgere questa operazione tramite la sezione Istruzioni della vostra agenda. Per tutti i dettagli consultate questo articolo.

 

Nota: 

I documenti inviati tramite questa procedura sono consultabili anche dai pazienti che non dispongono di un account Doctolib. 

 

Condivisione documenti con un familiare

Quando il proprietario di un account prenota un appuntamento per un familiare maggiorenne ci sono due scenari:

 

  • Il proprietario dell’account aveva inserito i dati di contatto del paziente: in questo caso i documenti saranno visibili al paziente ma non al proprietario dell'account per motivi di privacy
  • Il proprietario dell’account non aveva inserito i dati di contatto del paziente: in questo caso potete autorizzare la condivisione con il proprietario dell’account e i documenti saranno quindi disponibili nell’area paziente del proprietario dell’account (e non solo per il paziente quindi).

Se la prenotazione viene effettuate per un familiare minorenne i documenti saranno legati all’account che ha effettuato la prenotazione.

 

Nota:

  • I documenti non devono superare i 50 Mb e devono essere in formato .pdf, .bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png o .tiff.
  • Se viene eliminato un appuntamento contenente dei documenti, verranno cancellati anche i documenti condivisi con il paziente.

 

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Personalmente telefono sempre a tutti i Pz. per ricordare l'appuntamento e chiedo a loro di portare ogni pregresso accertamento clinico e strumentale; in caso di dimenticanza me li invieranno dopo la visita ed in caso contrario la mia successiva relazione sarà incompleta o rimarrà in stand-by. E' il modo più semplice senza dover usufruire del Web con tutte le complicazioni inerenti (privacy, firme, megabyte ecc.).